Firmenwagen versteuern: So machst du es richtig

Warum muss ich einen Firmenwagen steuerlich abrechnen?

Bei der Nutzung eines Firmen- oder Dienstwagens für private Zwecke entsteht ein geldwerter Vorteil oder auch synonym „Nutzungswert“, der gegenüber dem Finanzamt versteuert werden muss.

Umgekehrt gilt: Wer einen Firmenwagen nachweisbar! ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzt, erhält auch keinen geldwerten Vorteil und muss dementsprechend auch nichts versteuern bzw. kann den Dienstwagen von der Steuer absetzen.

Vorsicht Betriebsprüfung

Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Das Finanzamt prüft Selbstständige genau, insbesondere Einzelunternhmer/-innen und Freiberufler. Sofern du über keinen Zweitwagen verfügst, ist deine Argumentationsgrundlage dünn und du musst u.U. mit einer Betriebsprüfung rechnen.

Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch

Es gibt zwei Wege der Besteuerung:

1. Ein-Prozent-Regelung: anteilige pauschale Besteuerung anhand des Brutto-Listenpreises, welcher als fiktiver Gewinn den Betriebseinnahmen zugerechnet wird
2. Fahrten­buch: Genaue Erfassung der privat getätigten Fahrten und Abrechnung mittels Kilometerpauschale

Faustregel: Nutzt du einen Firmenwagen mehrheitlich für Privatfahrten, desto mehr lohnt sich für dich die 1-Prozent-Regel. Fährst du überwiegend zu geschäftlichen Zwecken, dann ist die Führung eines Fahrtenbuches in der Regel die bessere Lösung.

Firmenwagen als Betriebsvermögen oder Privatvermögen?

Nutzt du einen Dienstwagen zu mehr als 50 % geschäftlich, gilt dein Fahrzeug in diesem Fall als notwendiges Betriebsvermögen und du kannst alle Fahrzeughalter-Kosten von der Steuer absetzen. Einzelne Privatfahrten rechnest du bevorzugt über die 1-Prozent-Regel ab.

Sind Fahrten mit einem Firmenwagen zu mindestens 10 % und maximal 50 % beruflicher Art, besteht Wahlfreiheit und du kannst dein Fahrzeug entweder dem Betriebsvermögen oder Privatvermögen zuordnen. In diesen Fällen rechnest du zwingend über die Ein-Prozent-Regel ab.

Nutzt du dein Fahrzeug in weniger als 10 Prozent der Fälle für betriebliche Fahrten, gilt es steuerrechtlich als Privatfahrzeug. Deine geschäftlichen Fahrten zu Kunden und Partnern rechnest du in diesem Fall über die Kilometerpauschale ab. Aktuell sind das 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. 

Was ist die Ein-Prozent-Regelung?

Die Ein-Prozent-Regelung sieht vor, dass die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises anzusetzen ist (vgl. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG). Dies gilt für Verbrennermotoren. Für die Nutzung von Elektrofahrzeugen und Hybridelektro-Kfz gelten abweichende Regeln (vg. hier weiter unten).

Das bedeutet konkret, dass 1 Prozent des Listenpreises zu deinen Betriebseinnahmen hinzugerechnet wird. Zusätzlich zu den 1 Prozent des Listenpreises erkennt das Finanzamt noch 30 Cent pro gefahrenen Kilometer von deinem Wohnort bis zur ersten Arbeitsstätte (Büro; Laden; Galerie; Werkstatt etc.) an.

Die Ein-Prozent-Pauschale gilt sowohl für gekaufte Fahrzeuge, als auch für geleaste oder gemietete Kfz.

Wie berechnet sich der Listenpreis?

Als Listenpreis gilt der Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs, also der Preis des Wagens zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung und inklusive Mehrwertsteuer. Maßgebend für die Berechnung ist der Listenpreis zum Zeit­punkt der Erstzulassung. 

Vorsicht: Der Listenpreis (unverbindliche Preisempfehlung des Händlers) gilt auch, wenn du aufgrund eines Preisnachlasses weniger bezahlt hast oder dich für einen Gebrauchtwagen als Dienstfahrzeug entscheidest.

Nicht zum Listenpreis eines Firmenwagens zählen:

• die Kosten der Überführung und Zulassung des Fahrzeugs,
• der Wert eines weiteren Satzes Reifen einschließlich Felgen (zum Beispiel Winterreifen) und
• die Kosten für ein Autotelefon (Privatgespräche sind nach Paragraf 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz steuerfrei).

Für wen eignet sich die Ein-Prozent-Regelung?

• Dein Dienstwagen hat einen niedrigen Bruttolistenpreis
• Du nutzt den Firmenwagen zu einem großen Teil für private Zwecke
• Du profitierst von einer pauschalen Versteuerung (weniger fehleranfällig gg.ü. Fahrtenbuch)

Wie versteuere ich den Firmenwagen mit einem Fahrtenbuch?

Nutzt du ein Fahrtenbuch, um aufzuzeichnen wie viele Fahrten beruflich bzw. privat vorgenommen wurden, musst du einige Rahmenbedingungen beachten:

1. Anschaffungskosten entscheidend: Bemessungsgrundlage ist nicht der Listenpreis, sondern die tatsächlichen An­schaf­fungs­kos­ten einschließlich Umsatzsteuer. Hierbei spielt die voraussichtliche Nutzungsdauer eine Rolle. Bei einem Neuwagen geht das Finanzamt von einer sechsjährigen Nutzungsdauer aus. Im Falle eines Gebrauchtwagens gilt der Schätzwert über die Restnutzungsdauer unter Berücksichtigung von Alter und Fahrzeugzustand.
2. Lückenlose Dokumentation: Die Dokumentation des Fahrtenbuches muss lückenlos, chronologisch und zeitnah erfolgen
3. Betrieblich vs. Privat: Einzelne Fahrten müssen sorgfältig in beruflich und privat unterschieden sowie mit ihrem jeweiligen Zweck dokumentiert werden. Privatfahrten werden mit ihrer Kilometeranzahl notiert. Notwendige Angaben für berufliche Fahrten enthalten Datum, Kilometerstand zu Beginn der Fahrt und am Ende, Ziel, Fahrtroute, Grund für die Fahrt sowie den Namen der zu treffenden Persönlichkeit.
4. Handschriftlich oder elektronisch: Du kannst inzwischen auf elektronische Fahrtenbücher zugreifen, die dir viel Arbeit ersparen und im Einklang mit den Anforderungen des Finanzamts Fahrten aufzeichnen. Wer es lieber handschriftlich mag, nutzt eines der zahlreichen im Fachbuchhandel erhältlichen manuellen Fahrtenbüchern.

Vorteile Fahrtenbuch

Besteht Wahlfreiheit oder im Fall überwiegend geschäftlicher Fahrten profitierst du beim Führen eines Fahrtenbuches.

Das Fahrtenbuch lohnt sich für dich, wenn:

• dein Fahrzeug schon älter ist und bereits komplett abgeschrieben, 
• die Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte nur wenige Kilometer lang sind (zum Büro, Laden oder Werkstatt),
• du ein Gebrauchtfahrzeug fährst oder 
• deine laufenden Kosten als Fahrzeughalter relativ niedrig sind.

Welche Anforderungen gelten an ein elektronisches Fahrtenbuch?

Elektronische Fahrtenbücher akzeptiert das Finanzamt, sofern sich daraus dieselben Erkenntnisse ergeben wie aus einem manuell geführten Fahrten­buch. Für elektronische Fahrtenbücher, die Datum, Fahrtziel und Kilometerstand automatisch aufzeichnen, gilt sogar gegenüber manuellen eine Erleichterung: Der Anlass der Fahrt kann innerhalb von einer Woche nachgetragen werden.

Ein Empfehlungsbeispiel für Anbieter elektronischer Fahrtenbücher ist u.a. Vimcar. Bei diesem System zeichnet ein Stecker automatisch die Kilometerstände, die Start- und Zieladressen sowie Zeitstempel auf. Der Stecker lässt sich in einem Auto ab dem Baujahr 2004 installieren. Das Fahrten­buch selbst wird als App auf dem Smartphone verwaltet. Als Einstieg in ein digitales Fahrten­buch kann aber auch eine reine App-Lösung genügen.

Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regel ab 1. Januar 2023

Die Entscheidung für oder gegen die 1-Prozent-Regelung sollte gut überlegt sein, denn sie ist im Veranlagungszeitraum bindend. Ein Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regel ist immer frühestens zum Beginn eines neuen Jahres möglich oder im Falle einer Neuanschaffung.

Wie wird ein Elektro Firmenwagen versteuert?

Bei der privaten Nutzung von Elektro-Dienstwagen und Plug-in-Hybriden profitieren Selbständige und Freiberufler besonders. Mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften (sogenanntes Jahressteuergesetz 2019) wurden bisherige Vergünstigungen verlängert und erweitert.

Halber Listenpreis für Elektroautos im Zeitraum 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2030 

Steuervorteile gelten demnach für Elektroautos, die zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2030 (Förderzeitraum) gekauft oder geleast werden. In diesen Fällen erfasst das Finanzamt für die Besteuerung des geldwerten Vorteils nur den halben Listenpreis.

Nur 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises müssen für Privatfahrten als monatlicher geldwerter Vorteil versteuert werden.

Wenn der Brutto-Listenpreis nicht mehr als 60.000 Euro beträgt, kann die Bemessungsgrundlage für den geldwerten Vorteil sogar geviertelt werden (0,25-Prozent). Mit dem Ende Juni 2020 verabschiedeten Zweiten Corona-Steuerhilfegesetz wurde die bisherige Kaufpreisgrenze um 20.000 Euro erhöht. Für in 2019 angeschaffte E-Autos liegt sie bei 40.000 Euro. War es teurer, gilt die 0,5-Prozent-Regelung.  

Zusätzliche Voraussetzungen für Hybridelektroautos

Nutzt du ein Hybridelektroauto, erkennt das Finanzamt den halben Listenpreis nur unter bestimmten weiteren Voraussetzungen an.

• CO2-Ausstoss maximal 50 g je km: Der Kohlendioxidausstoß darf höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer betragen.
• Mindestreichweite Elektroantrieb: Unter ausschließlicher Nutzung des Elektroantriebs muss eine bestimmte Mindestreichweite erzielt werden (in Abhängigkeit entweder 40, 60 oder 80 Kilometer)

Elektrofahrzeuge und Fahrtenbuch

Hast du ein Elektrofahrzeug und dich für die Dokumentation mit einem Fahrten­buch entscheiden, entstehen dir ebenfalls Vorteile. Die Abschreibung und die Leasingzahlungen werden halbiert. Bei einem E-Auto bis 60.000 Euro (bei Anschaffung in 2019: bis 40.000 Euro) wird sie sogar geviertelt.

Entscheidend für den Bewertungsvorteil ist die Anschaffung bis Ende 2030 und die erstmalige Nutzung in diesem Zeitraum. Die günstige Bewertung kann über den Förderzeitraum hinausgehen. Sie endet erst, wenn es zu einem Halterwechsel kommt oder das Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen ausscheidet. 

FAQ Firmenwagen versteuern: Fazit

Einen umfassenden Überblick zur Besteuerung von Dienstwagen auch unter Betrachtung der Überlassung an Arbeitnehmende inklusive Rechenbeispiele sowie Sonderfälle der Rechtsprechung findest du im Steuer-Ratgeber von Finanztip.