Projektplanung als Herausforderung

Schon der Volksmund sagt, dass der zweite niemals vor dem ersten Schritt gegangen werden soll. So launig das auch klingen mag – so viel Wahrheit steckt dahinter. Denn wer einmal als Selbständiger oder Freiberufler, aber auch als angestellte Fachkraft vor der Herausforderung stand, ein Projekt planen zu müssen, der kennt die Hürden und Herausforderungen. Der weiß aber auch, wie groß die Gefahr des Scheiterns ist und welche Risiken sich damit verbinden.

Projektplanung als Herausforderung
Als Projektplanung wird eine der beiden Hauptphasen im Projektmanagement bezeichnet. Sie bildet vor der Projektdurchführung die eigentlich Grundlage dafür, dass ein Projekt am Ende erfolgreich abgeschlossen werden kann. Aus diesem Grund sollten alle Projektplaner ein Viertel bis zu einem Drittel des zeitlichen Gesamtbudgets darauf verwenden, um das Projekt in allen seinen Einzelheiten und Facetten zu planen. Dies beginnt bei der eigentlichen Definition des Projekts. Je klarer die Vorgaben und das Ziel definiert werden, desto logischer und zielführender können die einzelnen Schritte auf dem Weg zum Erfolg realisiert werden. Dies betrifft interne Projekte als Teil eines Unternehmer oder einer Organisation genauso wie die Projekte, die für einen externen Auftraggeber realisiert werden. Dabei sollte vor allem mit dem Auftraggeber genau besprochen werden, was er sich davon erwartet. So kann jeder Arbeitsschritt genau festgelegt werden.

Arbeitsschritte möglichst konkret fassen
Im täglichen Leben greifen Menschen häufig auf eine To-do-Liste zurück, um sich wichtige und zu erledigende Dinge zu notieren. Eine Projektplanung ist für diesen Notizzettel zu umfangreich. Deshalb nutzen viele Planer Software dafür. Die Idee, die dahinter steht: Bei einem Projekt müssen von A bis Z alle Arbeitsschritte in der zeitlichen Reihenfolge erfasst und ihre Realisierung durch ein Qualitätsmanagement kontrolliert werden. Je professioneller das geschieht, desto reibungsloser läuft ein Projekt. Dabei sollten die einzelnen Schritte und Etappen möglichst klein und nachvollziehbar gegliedert werden. Das ermöglicht es, dass durch die Konkretheit Reibungsverluste vermieden werden können, aber auch die Chance zur ständigen Nachsteuerung besteht.

Projektplanung muss Ressourcen erfassen
Wichtiger Baustein der Projektplanung ist die Ressourcenerfassung. Welches Material, welcher personeller Aufwand und welche finanziellen Kosten sind mit der Realisierung des Projekts verbunden? Dies frühzeitig und verbindlich mit der Option auch Nachbesserung zu fixieren, ist ebenso wichtig wie die konkrete zeitliche Zielsetzung für jede Maßnahme. Nur so wird es gelingen, ein Ausufern von Arbeiten zu verhindern und die Gesamtfrist zu halten. Wer ein solches Projekt plant, sollte stets einen Projektleiter ernennen und für einzelne Etappen Unterverantwortliche. Dies alles muss am Ende in einen Strukturplan münden, der mit dem Auftraggeber abzustimmen, in jedem Falle nach Bewilligung während der Projektdurchführung aber auch durchzusetzen ist.