Eventagentur

Eine Eventagentur entwickelt für Firmen (auch direkt nach Ihrem Schritt in die Selbstständigkeit z. B. für eine Mini GmbH) Veranstaltungskonzepte zu bestimmten Themen oder Anlässen. Inhaltlich können sich Eventagenturen auf bestimmte Themen spezialisieren oder alle Eventthemen anbieten. Diese Eventkonzepte können das gesamte Event (Full-Service) umfassen oder nur einzelne Teilbereiche Ihres Events. Bevor Sie eine Eventagentur kontaktieren, machen Sie sich Gedanken zu Anlass, Umfang und Ort der Veranstaltung. Veranstalten Sie eine Konferenz, eine Messe oder eine Feierlichkeit? Welche Zielgruppe wollen Sie ansprechen und wie viele Gäste können Sie empfangen? Außerdem können Sie vorab in den eigenen Reihen ein Brain-Storming veranlassen, indem Sie sich u. a. mit Ihren Mitarbeitern zusammen setzen, überlegen und diskutieren, welche Arbeitskräfte Ihrer Firma Zeit und eigene Kreativität einbringen können, um Ihren Event zum Teil selbst mitzugestalten. Erst danach können Sie selbst einfacher berechnen und durchdenken, ob Sie eine Eventagentur zur Unterstützung benötigen.

Danach entscheiden Sie, ob Sie eine Eventagentur mit dem gesamten Service für Ihre Veranstaltung engagieren oder nur Teilorganisation über die gewählte Eventagentur wünschen. Bei der Aufteilung der Organisation ist es wichtig, dass Sie der Eventagentur genau mitteilen, wie Sie die Aufgaben verteilen wollen, um sich doppelte Arbeit zu ersparen. Schließlich sollen die Eventagentur und Sie sich ergänzen und nicht behindern. Kommunizieren Sie Ihrer Eventagentur also exakt, was Sie sich als Firma (z. B. eine Unternehmergesellschaft ) wünschen und wie Sie die einzelnen Aufgabenbereiche verteilen möchten. Bei der Wahl des Zeitpunktes und -ortes sollten Sie oder die jeweilige Eventagentur sich über terminliche Konkurrenzveranstaltungen und mögliche Feiertage sowie die räumliche Erreichbarkeit Ihres Events informieren. Bei der Wahl des Full-Service-Konzeptes übernimmt dies alles die von Ihnen beauftragte Eventagentur.