Aufbewahrungsfristen

Für Aufbewahrungsfristen von Dokumenten und Belegen gelten, insbesondere für Existenzgründer und Unternehmer elementare Gesetze. Am wichtigsten für Steuerpflichtige und deren Steuerberater sind die Festlegungen von Aufbewahrungsfristen nach Handelsrecht und Steuerrecht. Daneben gibt es weitere Aufbewahrungsfristen und -pflichten, die branchen- und anwendungsspezifisch sind (z. B. in der öffentlichen Verwaltung, Krankenhäusern, der Pharmaindustrie und Telekommunikation).

Als Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungspflicht eines Unternehmers und Kaufmanns wird die Pflicht zur Aufbewahrung von Daten, Buchungsbelegen, Bilanzen, Auswertungen, Geschäftsunterlagen und Handelsbriefen innerhalb einer bestimmten Frist verstanden. Die gesetzlichen Vorgaben für Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) geregelt und müssen bei Umsetzung eines Businessplan von Beginn an beachtet werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Dokumente und Unterlagen erstellt worden sind. Unternehmer und deren Steuerberater haben darauf zu achten, dass bestimmte Belege (z. B. Bilanzen) in Papierform aufbewahrt werden. Hingegen müssen originär elektronisch entstandene Daten und Dokumente in elektronischer Form vorgehalten werden und steuerrechtlich auswertbar sein.