So erstellst du den perfekten Businessplan für dein Café

Dieser Teil des Businessplans (Executive Summary) ist eine Zusammenfassung aller Informationen zur Gründung deines Cafés. Am einfachsten lässt sich dieser Abschnitt formulieren, wenn der übrige Businessplan schon steht. So stellst du sicher, dass du keine wichtigen Informationen vergisst.

Tipp: Schreibe das Executive Summary am Ende, wenn der Businessplan fertig ist. Es sollte keine einfache Zusammenfassung sein, sondern deine Vision als Gründer vermitteln und neugierig machen.

Gerade in der Gastronomie gibt es einige behördliche Voraussetzungen, die bei der Planung zu beachten sind. Die Kenntnis über Genehmigungen, Gesundheitszeugnisse & Co. ist aber nur die Basis. In diesem Kapitel musst du vor allem dafür sorgen, dass der Leser von dir als Gründerin und Gründer und zukünftigem Café-Betreiber überzeugt wird.

Stelle deine Stärken heraus, die dir helfen, ein erfolgreiches Café zu führen. Erwähne auch eventuelle Schwächen und erkläre, wie du diese durch Weiterbildungen, zusätzliches Personal oder externe Berater ausgleichen wirst.

In diesem Kapitel des Geschäftsplans dreht sich alles um deine konkrete Geschäftsidee. Beginne damit, deine Zielgruppe zu definieren:

Wen möchtest du mit deinem Café ansprechen?

Was ist dein Alleinstellungsmerkmal?

Beschreibe das Konzept deines Cafés, einschließlich der angebotenen Speisen und Besonderheiten, wie vegane Optionen oder zuckerfreie Kuchen. Erwähne, ob du eine Kaffeerösterei als Partner planst oder den Kaffee selbst rösten möchtest. Gehe auch auf saisonale Unterschiede bei Getränken und Speisen ein.

Erkläre besondere Abläufe, wie z. B. die Herkunft des Kuchens, die Ausstattung und das Ambiente deines Cafés. Was unterscheidet dein Café vom Wettbewerb?

Tipp: Wenn du noch unsicher bist, wie du dein eigenes Café starten sollst, könnte ein Franchise eine gute Option sein. Franchisegeber bieten erprobte Geschäftsmodelle und Unterstützung, was dir den Einstieg erleichtern kann.

Der Markt der Gastronomie ist riesig. Daher ist es wichtig, dass du dich im Rahmen einer Marktanalyse intensiv mit deinem geplanten Standort und dem dortigen Wettbewerb auseinandersetzt. Analysiere genau, wie die Konkurrenz in der Umgebung aufgestellt ist und wie du dich mit deinem Konzept abheben kannst. Gibt es noch ungenutzten Bedarf, oder musst du bestehende Anbieter mit einem besseren Konzept herausfordern, um Marktanteile zu gewinnen?

Dieser Bereich des Businessplans ist besonders wichtig, denn selbst das schönste Café nützt nichts, wenn es niemand kennt und zu wenige Gäste kommen. Überlege genau, wie du durch clevere Kooperationen und gezielte Werbemaßnahmen Aufmerksamkeit erregen kannst. Ein erfolgreiches Marketingkonzept umfasst auch eine Preisstrategie, die zur Zielgruppe und dem Wettbewerb passt.

Berücksichtige die vier wesentlichen Elemente (4 P’s) des Marketings:

1. Produkt (Product): Welche besonderen Angebote oder Dienstleistungen hebt dein Café hervor?
2. Preis (Price): Welche Preisstrategie setzt du ein, um deine Zielgruppe anzusprechen und dich vom Wettbewerb abzuheben?
3. Standort (Place): Wie ist dein Café positioniert und wie erreichst du deine Kunden vor Ort?
4. Werbung (Promotion): Welche Maßnahmen planst du, um Bekanntheit zu erlangen?

Erkläre, wie du planst, deine Zielgruppe zu erreichen, beispielsweise durch Social-Media-Aktionen wie ein eigenes Instagram-Profil für das Café oder PR-Aktivitäten in lokalen Medien, die deine Zielgruppe konsumiert.

Plane in diesem Teil deines Unternehmenskonzepts, wie dein Café zukünftig organisiert werden soll:

• Welche Rechtsform wirst du wählen?
• Wie viele Mitarbeiter wirst du in welcher Anstellungsart benötigen?
• Welche Aufgaben übernimmst du selbst und welche Produkte werden geliefert?
• Wie sollen deine Öffnungszeiten aussehen?

Genehmigungen in der Gastronomie

Zur Unternehmensorganisation gehört im Gastronomiebereich auch das Thema Recht. Für nahezu alle Existenzgründer im Gastrobereich gilt das Gaststättengesetz:

Eine Konzession/ Gaststättenerlaubnis ist im Allgemeinen immer dann zwingend notwendig, wenn Alkohol ausgeschenkt, Essen zubereitet und am gleichen Ort verzehrt wird.

Wird im Café kein Alkohol ausgeschenkt, ist je nach Bundesland zwar keine Konzession nötig, das Café gilt aber trotzdem als Gaststätte und unterliegt dann der Anzeigepflicht laut Gewerbeordnung. Auch bei solchen ggf. erlaubnisfreien Gaststätten gelten dann nach wie vor die Verordnungen des Gaststättengesetzes. Prüfe im Vorfeld also genau die Auflagen deines Bundeslandes und ob du eine Konzession benötigst.

Unabhängig von der Notwendigkeit einer Konzession sind weitere Vorschriften zu beachten, die zum Teil vom Veterinär- und Lebensmittelaufsichtsamt geprüft werden:

• Unterweisung durch das Gesundheitsamt und Belehrung der Mitarbeiter nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG)
• Räumlichkeiten inkl. Küche und Lager müssen den Anforderungen der EU-Verordnung zur Lebensmittelhygiene entsprechen. Mitarbeiter müssen zudem nach dieser EU-Verordnung geschult werden.
• Verbrauchsfristen und Regeln zur Warenpflege (Lagerung, Kühlung) sind einzuhalten
• Korrekte Abfallentsorgung
• Verordnung zur Regelung von Preisangaben (Einhalten von Regeln zur Preiskalkulation der im Café angebotenen Produkte und transparente Kommunikation der Preise gegenüber dem Gast)

Zeige hier auf, dass du dich mit dem Thema im Detail auseinandergesetzt hast. Du solltest genau wissen, welche rechtlichen Vorschriften auf dich zukommen und wie du planst, diese in deinem Café umzusetzen.

In diesem Kapitel liegt der Fokus auf der Bewertung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken (auf englisch: SWOT) deines Unternehmens.

Zeige auf, wie du mithilfe deiner Stärken die Risiken mildern und die Chancen optimal nutzen willst.

Neben dem Konzept für dein Café ist der Finanzplan inklusive Liquiditätsplanung einer der wichtigsten Businessplan Inhalte. In diesem Zahlenteil des Businessplans kannst du die finanzielle Entwicklung deines Cafés, von der kostenintensiven Startphase bis hin zum Verlauf der nächsten Jahre planen.

Falls du für den Start deines Cafés Fremdkapital benötigst, prüfe vorab, ob ein Bankkredit die einzige Möglichkeit für dich ist oder ob du Kredite/ Kommisionen auch durch Verträge  mit Getränkelieferanten erhalten kannst. Werde kreativ. Teilweise verwenden Cafés auch Designermöbel zur Ausstattung, die vom Label selbst gestellt werden und dann auch in deinem Lokal direkt gekauft werden können.

Finanzierung planen

Es ist wichtig, zu prüfen, ob du staatliche Zuschüsse oder Fördermittel beantragen kannst. Alle relevanten Investitionen und laufenden Kosten sollten im Rahmen einer Rentabilitätsplanung berücksichtigt werden. Dabei ist es wichtig, sowohl die einmaligen Gründungskosten als auch die laufenden Kosten einzuplanen.

Beispiele für solche Kosten sind:

Einmalige Kosten

• Ausstattung des Gästebereichs im Café (Bestuhlung, Tische, Dekoration)
• Ggf. Renovierungskosten
• Ausstattung der Theke, inkl. Geräte wie Kaffeemaschine etc.
• Kücheneinrichtung
• Ausstattung für Service (Teller, Besteck, Gläser)
• Erstellung einer Webseite sowie weitere Marketingmaßnahmen
• Design eines Logos und der Speisekarten
• Gebühren für Genehmigungen

Laufende Kosten

• Miete für die Räumlichkeiten des Cafés
• Gehälter
• Geld für den Wareneinkauf
• Gebühren (z.B. GEMA)
• Dein eigenes Gehalt und anfallende Kosten wie Kranken- und Pflegeversicherung
• Versicherungen
• Ausgaben für Werbung

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