Kopierer

Laserkopierer, Farbkopierer oder Digitalkopierer - welcher Kopierer passt zum beruflichen Nutzungsverhalten Ihrer Unternehmergesellschaft ? Es gibt sehr viele verschiedene Kopierer auf dem Markt, aus dessen Angebot Sie sich das richtige Gerät für Ihre spezifischen Büroanwendungen aussuchen können. Nach einer intensiven Recherche, Gesprächen mit Fachhändlern und einer Studie Ihres eigenen Nutungsverhaltens können Sie entscheiden, welches Kopiergerät Sie wirklich bei Ihren täglichen Büroarbeiten unterstützen kann. Sie sollten Ihre Kaufentscheidung vom Preis, Funktionsumfang bzw. von der Qualität und den Betriebskosten des Kopierers abhängig machen.

Aktuelle Entwicklungsgeschichte

Bis in die 80er Jahre gab es ausschließlich analoge Kopierer, die mit Hilfe eines Objektivs und Spiegels ein Abbild vom Original erstellten. Seit dem Jahr 2000 haben sich die digitalen Kopierer in Büros durchgesetzt. Dieser Kopierertyp scannt das Original ein, wodurch dieses digitalisert gespeichert und dann an das Druckwerk übertragen wird. Auf diese Weise können Seiten gleich mehrfach kopiert oder bei Bedarf zeitverzögert (z. B. doppelseitig) ausgedruckt werden. Das Gerät kann außerdem als Multifunktionsgerät arbeiten (Scanner, Faxgerät und Drucker).

Ihr Kopierverhalten und spezifischer Bedarf im Office für die Wahl eines Kopierers

Recherchieren Sie das Kopierverhalten:

- ausschließlich A4-Kopien oder auch A3-Kopien? Druckformate über A3 erhöhen den Anschaffungspreis immens. Bei niedrigem Gebrauch dieses Formats, sollten Sie im entsprechenden Fall eher zum Copyshop gehen.)

- monatliches Druckvolumen? Schätzen Sie anhand folgender Fixgrößen ein: Kopierzähler, Rechnungen für Kopierpapier und Copyshop; hierbei können Ihnen Ihre Buchführung oder auch der Büroservice als fachkundige Stelle dienen.

- eine oder mehrere Papierkassetten (vielen Büros genügen 500-Blatt-Kassetten)

- Vorlageneinzugstyp: Originale werden ohne manuelle Einführung kopiert: doppelseitige Kopien sind möglich

- Bypass: Sonderformate, wie Briefkuverts und Folien bedruckbar

- Modul Finisher: Endbearbeitung (Falten, Lochen, Heften, etc.) Ihrer Kopien möglich

- Scan- und Speicherfunktion im Kopierer und auf dem PC, Fax- und Email-Versand, Kostenstellenzähler, Sortierfunktion

- Arbeitsspeicher: Moderne Bürokopiererenthalten heute mindestens eine Gigabyte-Festplatte, hochwertige Businesskopierer bieten zusätzlich USB-Unterstützung, Netzwerkschnittstellen und 80-GB-HDs.

- Speicherkarte: beliebig erweiter- und austauschbar

- USB und Kartenleser: Sie können dirket am Drucker einen Laptop anschließen

- W-LAN: jeder Mitarbeiter mit internetfähigem Computer kann auf den Kopierer zugreifen; Wegfall komplexer Verkabelung aller Rechner mit dem Kopierer - USB: ein Netzwerk wird simuliert, wobei der PC immer eingeschaltet sein muss

- Betriebssystem: Achten Sie darauf, dass Ihr Kopirer mit dem Betriebssystem Ihres PCs arbeiten kann. Multifunktionsgeräte sind zumeist ausschließlich mit aktuelleren Betriebssystemen, als Windows 98, kompatibel

- Treiber PCL5x und PCL6: Treiber funktionieren als notwendige Progammiersprache zwischen Kopierer und Netzwerksystem

- Post-Script: Post-Script (PS) wird von nur wenigen Office-Anwendern benötigt. Unternehmen, die mit Vektorgraphiken arbeiten, PDF-Dokumente drucken und über Graphikanwendungen drucken, benötigen PS

Ein günstiger Kopierer zieht häufig höhere Folgekosten nach sich. Investieren Sie gleich bei Anschaffung des Kopierers mehr Geld, können Sie von mehr Funktionen und Serviceleistungen profitieren. Beim Abschluss eines Service- oder Wartungsvertrages können Sie bezüglich des Anschaffungspreises für Ihren Office Kopierer verhandeln.

Verträge

Beim Servicevertrag liefert der Händler Ihnen monatlich die Verbrauchsmaterialien (Toner, Papier, etc.) für Ihren Kopierer zu einem Fixpreis. Beim Wartungsvertrag wartet der Händler den Kopierer, bearbeitet Fehlermeldungen und repariert ihn. Solche Verträge sind bei hohem Kopiervolumen oder ausschließlicher Nutzung nur eines Kopiergeräts in einer Firma zu empfehlen. Der Klickpreis bezeichnet den Preis pro erstellter Kopie. Je teurer der Kopierer, um so niedriger der Klickpreis beim Kopieren und Drucken. Je nach Gerätetyp und Kopierfarbenwunsch bemisst sich der Preis pro Ausdruck und liegt zwischen 0,6 ct und 40 ct.

Bei hohem monatlichen Druckvolumen ist daher die Anschaffung eines teureren Kopierers empfehlenswert. Eine hohe einmalige Investition lohnt sich oftmals gegenüber hohen Folgekosten. Der Verschleiß der Verbrauchsmaterialien und die Energiekosten sind die vorrangigen Einflussgrößen für den Klickpreis. Sie können sich vom Fachhändler beraten lassen oder eine andere Stelle aufsuchen, die Ihnen ein Angebot speziell für die Kopiergewohnheiten in Ihrer Firma erstellen. Überlegen Sie sich außerdem, welchen Kopiererpreis Ihr Geschäftskonto zulässt.

Folgende Kopierer Experten können Ihnen bei der Wahl Ihres Kopierers zur Seite stehen: Canon, Epson, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Océ, Oki, Panasonic, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler und Xerox. Je nach Kopierspezifika sind unterschiedliche Firmen als Marktführer einzustufen.

Die Verwertungsgesellschaft Wort-Gebühr schreibt vor, dass ein gesetzlich-finanzieller Aufschlag für jeden verkauften Kopierer im Preis inbegriffen ist. Hintergrund ist der Schutz des Sprachwerks von Autoren und Verlegern. Der §54 des Urheberrechtgesetzes sieht vor, dass jeder Autor eines Textes Anspruch auf eine Vergütung von Herstellern von Kopierern sowie von Importeuren und Vertreibern hat. Je höher die Geräteleistung, um so höher die Gebühr.

Gebrauchstypen von Kopierern

Office-Bereich: hauptsächlich Schwarz-Weiß-Drucke und gelegentlich Farbdrucke - ca. EUR 1000 bis EUR 10.000

Graphiker: Farbgebung bleibt wie am Rechner: ab EUR 15.000

Spezialanfertigungen: ab EUR 25.000

Umwelt und Kopierer

Da beim Druckvorgang Tonerpartikel und Papierstaub freigesetzt werden, kam es zu einer von Widersprüchen geprägten Diskussion über gesundheitliche Auswirkungen. Innovative Filtersysteme, welche die Feinstaubbelastung reduzieren sollen, können Sie beim Gebrauch in Ihrer Unternehmen freiwillig an Ihren Kopierer anbauen lassen. Dexwet oder Clean Office bieten Aufsätze für EUR 10 bis 60 Euro an, die mit vielen Geräten (Digitalkopierer, Laserdrucker) kompatibel sind. Das Umweltbundesamt informiert Sie ausführlich zum Thema Feinstaub.