Unternehmerstory: Annette Jorga von najka Agentur im Interview

Hallo Frau Jorga, stellen Sie sich und najka doch kurz vor!

Mein Name ist Annette Jorga, ich bin 46 Jahre alt und habe eine 14jährige Tochter. Studiert habe ich Soziologie in München, das seit 25 Jahren meine Wahlheimat ist. Durch mein Studium bin ich über die Markt- und Werbepsychologie ins Marketing gerutscht, in dem ich viele Jahre meines Berufslebens gearbeitet habe. Da ich hauptsächlich in kleinen und mittelständischen Unternehmen tätig war, habe ich auch in meinen Zeiten als Assistenz der Geschäftsleitung oft die Bereiche Marketing und Mitarbeitermotivation mit betreut.

Mit najka Agentur, die ich zusammen mit meiner Geschäftspartnerin Elisabeth Schoch leite, stellen wir unseren Kunden unsere über 20 Jahre gesammelten Erfahrungen zur effizienten und motivierten Organisation des Büroalltags zur Verfügung.

Wie ist die Idee zu najka entstanden?

In meinen 20 Jahren im Berufsleben ist bei mir immer stärker die Überzeugung gewachsen, dass ein Unternehmen – egal welcher Branche oder Größe – nur dann reibungslos funktioniert, wenn zwei Faktoren berücksichtigt werden:

Ein gut organisiertes Backoffice, das bedeutet, die Verwaltung und der tägliche Ablauf

Zufriedene Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen und sich aktiv in das Firmengeschehen einbringen

Die Idee, mein Wissen und meine Erfahrung in diesen Bereichen mit meinem eigenen Unternehmen anzubieten kam, als ich mit meiner guten Freundin und Nachbarin Elisabeth Schoch darüber sprach. Auch sie war auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und da sie neben ihren tollen organisatorischen Fähigkeiten auch eine studierte Betriebswirtin ist – ein Bereich, der mir völlig fehlt – gründeten wir die najka Agentur.

Praktischer Hintergrund ist, dass wir beide als berufstätige Frauen und Mütter keine Zeit für lästiges 'Suchen' verschwenden können und wollen. Daher haben wir eine Methode entwickelt, wie der Zeitaufwand für die Verwaltung im Büroalltag einfach und komfortabel so gering wie möglich gehalten werden kann.

Und der zweite Zeitfresser neben der Verwaltung sind unmotivierte Mitarbeiter, die Dienst-nach-Vorschrift betreiben. Hier kann durch qualifizierte Mitarbeiterbefragung sowohl die Motivation gesteigert als auch der riesige Ideenschatz der Mitarbeiter gehoben werden.

Was unterscheidet Sie von anderen Agenturen für Büroorganisation?

Unsere wichtigste Besonderheit ist, dass wir nicht nur 'sagen wie's geht', sondern selbst aktiv Hand anlegen. Wir analysieren den Ist-Zustand und erarbeiten dann einen Plan zur Optimierung des Unternehmens. Und dann wirbeln wir durch die Ablage, Papier wie Online, bringen Ordnung rein, sparen Platz, schaffen Übersichtlichkeit, dokumentieren und optimieren gemeinsam mit dem Kunden seinen Büroalltag. Dies kann auch gerne als Vorbereitung für eine geplante ISO-Zertifizierung erfolgen.

Wenn dann vom Kunden gewünscht, analysieren wir im nächsten Schritt die Prozesse und Arbeitsabläufe und dokumentieren diese. So erhält der Kunde ein Nachschlagewerk, das gerade für neue Mitarbeiter sehr hilfreich ist, um sich einzuarbeiten. Aber auch für Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen sind, ist es eine gute Hilfe, wenn sie nachsehen können, wie bestimmte Aufgaben im Unternehmen erledigt werden.

Ebenso aktiv führen wir die Mitarbeiter-Befragungen durch, unsere Besonderheit ist unser Einfühlungsvermögen. Wir schaffen es, dass die befragten Mitarbeiter offen und ehrlich ihre Ideen mit uns teilen, aber auch Kritik und Verbesserungsvorschläge deutlich äußern. Daraus erarbeiten wir dann für die Geschäftsleitung einen Aktionsplan, wie das Betriebsklima verbessert und die Arbeitseffizienz gesteigert werden kann.

Neben Dienstleistungen im Bereich Büroorganisation bieten Sie auch Leistungen für die Themen Mitarbeitermotivation und Event-Organisation an. Wie passen diese Themen zusammen?

Die meisten Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in die Perfektionierung ihres Angebots. Das muss auch so sein, denn ein schlechtes, unausgereiftes Produkt geht im Mitbewerb schnell unter. Was aber oft vergessen wird, ist die Perfektionierung der Kundenbetreuung. Soll heißen, wenn der Kunde anruft, möchte er einen gut gelaunten, freundlichen Gesprächspartner antreffen, der sein Anliegen schnell und ohne große Wartezeit erfolgreich löst. Die Grundlage hierfür sind eine gute Organisation und motivierte Mitarbeiter.

Ein Unternehmen läuft dann rund, wenn der Hauptteil der Zeit mit dem Wesentlichen – der Zufriedenstellung der Kunden verbracht wird. Die leidige Verwaltung muss zwar gemacht werden, sollte aber schnell und übersichtlich machbar sein. Ebenso merkt ein Kunde schnell, ob das Betriebsklima stimmt, oder ob die Mitarbeiter lustlos oder genervt bei der Arbeit sind.

Daher ist unser Credo von najka Agentur: Gute Organisation und Motivation sind tragende Säulen eines erfolgreichen Unternehmens.

Wenn Sie an Ihre Ausbildung und Karriere zurück denken: Was hat Ihnen dabei bisher am meisten bei der Führung Ihres Unternehmens geholfen?

In meiner Tätigkeit als Assistenz der Geschäftsleitung und Marketingleitung in verschiedenen Unternehmen hat mich immer wieder die Frage beschäftigt, warum die Zusammenarbeit mit manchen Unternehmen viel angenehmer ist, als mit anderen. Und bereits im Studium war mir Zeitverschwendung durch Unterlagensuchen ein Gräuel. Ich bin eigentlich kein besonders ordentlicher Mensch, aber noch mehr als Aufräumen hasse ich Suchen. Daher habe ich automatisch jeden Arbeitsplatz, an dem ich tätig war, erst mal so strukturiert, dass ich schnell und effizient arbeiten konnte.

Und – ich hatte zu Beginn meines Berufslebens einen wunderbaren Chef, der mir beigebracht hat, die Zeit, die durch gute Organisation und effizientes Abarbeiten meiner Aufgaben frei wird, als Freizeit zu verwenden. So wurde schnelles aber sorgfältiges Arbeiten früh belohnt und das mache ich bis heute so.

Bei welchem Unternehmen würden Sie gern mal einen Tag hinter die Kulissen schauen?

Da sich mein Berufsleben in Unternehmen bis maximal 500 Mitarbeitern abgespielt hat, würde mich die Organisation und Strategieplanung eines internationalen Großkonzerns extrem interessieren.

Wenn Sie einen Tag lang mit einer bekannten Persönlichkeit zusammenarbeiten könnten, wer wäre das und warum?

Da fällt mir leider spontan niemand ein.

Wie sieht ein typischer Tag im Leben von Annette Jorga aus?

Mein Tag beginnt gegen 06:30 Uhr, um meine Tochter zu wecken und gut auf den Schulweg zu schicken. Danach checke ich meine Mails und telefoniere mit meiner Partnerin, um die Aufgaben des Tages abzusprechen. Und dann geht es entweder zum Kunden oder ich habe einen der Home-Office Tage, an denen ich Texte schreibe und alles erledige, das während des letzten Kundenprojektes liegengeblieben ist.

Seit der Gründung der najka Agentur gibt es wenig 'typischen' Büro-Alltag, da wir entweder bei unseren Kunden vor Ort im Projekt sind oder sonst viele Netzwerk-Termine haben, um potenzielle Partner und natürlich weitere Kunden kennenzulernen. Ich genieße es sehr, dass eigentlich jeder Tag irgendeine unvorhergesehene Aufgabe bringt – das ist ja das Tolle an der Selbständigkeit.

najka, wo geht die Reise hin? Wie sehen Ihre Pläne für die kommenden 12 Monate aus?

Der Plan für die nächsten Wochen und Monate sieht vor, unser Marketing-Konzept weiter auszuarbeiten – wir haben einen Imagefilm gedreht, den wir demnächst in den sozialen Medien publizieren wollen, außerdem habe ich ein eBook zum Thema 'Nie wieder suchen' geschrieben, das demnächst kostenlos über unsere Web-Seite zu beziehen ist. Weitere eBooks sind in Arbeit, unter anderem zum Thema Mitarbeitermotivation und Ideen-Management.

Und ansonsten präsentieren wir uns so oft wie möglich, um unser Angebot bekannt zu machen – das besondere ist übrigens, dass wir mit einem selbst gebackenen Kuchen vorbeikommen, um uns unverbindlich vorzustellen. Wer uns also kennenlernen möchte – einfach Kontakt aufnehmen unter www.najka.de.

Vielen Dank für das nette Interview, Frau Jorga.

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So erreichen Sie najka Agentur

najka.de

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