Vorlage Posteingangsbuch

Im Posteingangsbuch werden in der Regel alle eingehenden Briefe aufgelistet, um den genauen Zeitpunkt des Zugangs zu erfassen. Das Posteingangsbuch dient damit wie das Postausgangsbuch der Nachweisbarkeit, meist für die Einhaltung von Fristen. Insbesondere Unternehmen, die mit ihren Kunden Verträge über eine bestimmte Laufzeit schließen, müssen bestimmte Fristen beispielsweise zur Kündigung beachten.

Daher enthält das Posteingangsbuch neben dem Eingangsdatum, den Namen des Absenders, den Betreff und den Namen von der Person, die den Brief entgegengenommen hat. Werden Briefe an Personen aus anderen Abteilungen weitergeleitet, wird im Posteingangbuch auch der Name der Person notiert, an die der Brief weitergeleitet worden ist.