Wichtig vs. Eilig – Mit dem Eisenhower-Prinzip zu mehr Produktivität

Der Berg auf deinem Schreibtisch wächst, du arbeitest an einem Konzept für einen wichtigen Kunden, Kooperationspartner fordern per E-Mail Informationen und Entscheidungen von dir und darüber hinaus wirst du durch Anrufe und Anfragen häufig unterbrochen. Ist denn alles, was du vorhast überhaupt zu schaffen? Ja, ist es, wenn du Prioritäten setzt und deine Zeit sinnvoll einteilst.

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip

Sich im Wirrwar aus anstehenden Aufgaben verzetteln war gestern. Wenn du sortierst, welche Aufgaben Vorrang haben, reduzierst du deinen Stress und wirst produktiver. Die Eisenhower-Methode besteht darin, dass du die anstehenden Aufgaben nach den Kategorien „Wichtig“ und „Eilig“ einteilst. Bei jeder neuen Aufgabe, die hereinkommt, entscheidest du, ob sie wichtig oder weniger wichtig und ob sie eilig oder weniger eilig ist und ordnest sie damit einem von vier Quadranten in einer Matrix zu.

Quadrant A – Eilig und wichtig

In den linken oberen Quadranten A ordnest du Aufgaben ein, die dringlich und wichtig sind. Hier bist du selbst schnell gefragt und erledigst die Aufgaben am Besten noch am gleichen Tag. Das ist z.B. der Fall in Krisensituationen oder wenn wichtige Kunden drohen, abzuspringen. Sei kritisch, ob eine Aufgabe wirklich so dringlich und wichtig ist, wie sie an dich herangetragen wird. Der Quadrant A neigt dazu, schnell übervoll zu werden.

Quadrant B – Nicht eilig, aber wichtig

Rechts oben in der Matrix ordnest du To Do‘s ein, die zwar wichtig sind, aber keine Eile haben. Die erledigst du selbst und zwar zu einem Zeitpunkt, den du dir dafür speziell reservierst. Typisch für diesen Typ Aufgabe sind zum Beispiel neue Geschäftsstrategien zu entwickeln oder bisherige Kampagnen zu überdenken.

Quadrant C – Eilig, aber nicht wichtig

In das linke untere Feld der Matrix gehören Aufgaben, die zwar eilig, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben solltest du, wenn möglich delegieren. Anrufe, Post und Routinemails beantworten fallen darunter. Wenn du allein arbeitest und Aufgaben an niemanden delegieren kannst, achte darauf, dass du diese Aufgaben erledigst, wenn du gerade weniger Nerven für anspruchsvolle und wichtige Aufgaben hast.

Quadrant D – Weder eilig noch wichtig

Rechts unten in der Matrix ordnest du die Dinge ein, die bei genauerem Hinsehen weder eilig noch wichtig sind. Überlege, welche Konsequenzen es hätte, wenn du die Aufgabe nicht erledigen würdest. Lautet die Angwort: „Keine“, dann gehört diese Aufgabe in den Papierkorb! Eine freundliche Mail mit einem „Nein Danke!“ z.B. auf Einladungen zu Veranstaltungen, die für dich nicht relevant sind, muss da einmal genügen.

Diese Tools helfen bei der Umsetzung

Verschiedene Typen von Menschen mögen verschiedene Hilfsmittel, um die Eisenhower-Methode umzusetzen. Dem einen hilft ein Plakat oder ein Whiteboard, auf der die Matrix aufgezeichnet ist. Jemand anderes mag es lieber kleinformatiger und nutzt einen Schreibblock oder entsprechende Vordrucke.

Digital können einfache Excel-Tabellen mit der Matrix oder Apps dich bei der Umsetzung unterstützten. Für Android stehen Anwendungen wie Eisenhower Notes und My Effectiveness zur Verfügung. Auf iOS laufen Eisenhower und Focus Matrix. Die App Priority Matrix gibt es sowohl für iOS als auch für Android.

Im nächsten Teil kannst du hier lesen, wie du mit der Pomodoro-Technik sichergehst, die sortierten To Do‘s auch effizient abzuhaken.