In 7 Schritten Aufgaben richtig delegieren

Auf dem Tisch von Selbständigen, deren Unternehmen sich gut entwickelt, türmen sich mit der Zeit immer mehr und mehr Aufgaben. Es ist Zeit, einige davon an eigene Mitarbeiter oder externe Mitarbeiter abzugeben, um Freiräume für die wichtigen Aufgaben als Unternehmer zurück zu gewinnen.

Denn nicht nur sind nicht alle Aufgaben gleich dringend und gleich wichtig (siehe dazu auch das Eisenhower-Prinzip). Es müssen auch nicht alle Aufgaben von der Chefin oder vom Chef selbst erledigt werden. Jetzt heißt es, delegieren!

Delegieren bedeutet anfangs Zeit zu investieren – eine Investition, die sich auszahlt

Was viele davon abschreckt, Aufgaben abzugeben, ist die Zeit, die dafür am Anfang eingesetzt werden muss. Denn, ja, am Anfang wird es Energie kosten, Mitarbeiter an die Aufgaben heranzuführen. Aber auf lange Sicht lohnt es sich, nicht alles selbst zu erledigen.

Und, ja, am Anfang wird die Aufgabe wohl nicht mit demselben Ergebnis erledigt sein, als wenn man sie selbst erledigt. Gehen Sie davon aus, dass auch Sie Zeit gebraucht haben, um so gute Ergebnisse zu liefern, wie sie es heute tun und gestehen Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter diese Zeit auch zu. Suchen Sie zum Delegieren auf keinen Fall Aufgaben aus, die Sie schon lange aufgeschoben haben und deren Erledigung nun unter größtem Zeitdruck ansteht. Denn dann ist Frust auf allen Seiten garantiert.

Eine wichtige Voraussetzung für‘s erfolgreiche Delegieren ist, dass Sie ihren Mitarbeitern vertrauen, die Aufgabe gut zu erledigen. Vermeiden Sie Mikromanagement, also zu detaillierte Vorgaben und Kontrolle, und stellen Sie sich darauf ein, dass Andere die Arbeit unter Umständen anders angehen als Sie selbst. Vielleicht kommt dabei sogar ein besserer Weg zum Ziel zum Vorschein.

Mit diesen 7 Schritten gelingt das Delegieren

Schritt 1: Ziel erklären

Wenn Sie eine Aufgabe an einen geeigneten Mitarbeiter abgeben, erklären Sie das Ziel und den Nutzen der Aufgabe. Zu wissen, warum eine Aufgabe wichtig ist, erhöht die Motivation desjenigen, an die sie delegiert wird.

Schritt 2: Bedingungen schaffen

Sie erwarten ein optimales Ergebnis von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter? Dann stellen Sie sicher, dass die Person an alle Informationen kommt, die sie braucht, um die Aufgabe zu erledigen. Stellen Sie auch die entsprechenden Befugnisse und Zeitressourcen zur Verfügung. Lassen Sie Freiräume für Kreativität und Eigeninitiative. Denn Mikromanagement demotiviert Mitarbeiter und beeinflusst das Ergebnis meistens negativ.

Schritt 3: Ergebnis benennen

Benennen Sie demjenigen, dem Sie eine Aufgabe übertragen, so genau wie möglich das erwartete Ergebnis. Je nach Erfahrung und Fähigkeiten des Mitarbeiters können Sie den Weg zu diesem Ergebnis gröber oder detaillierter vorgeben. Wenn Sie sich unsicher sind, ob jemand einen eigenen Weg zum Ziel findet, lassen Sie sich doch von dem Mitarbeiter erklären, wie er die Aufgabe angehen möchte. Wenn Sie weniger Details vorgeben, motiviert das Mitarbeiter, eigene Lösungen zu finden.

Schritt 4: Termine festlegen

Klären Sie bei der Übergabe der Aufgabe, bis zu welchem Termin sie erledigt sein soll. Wenn die Aufgabe umfangreicher ist oder Sie nicht sicher sind, ob die Person mit der Aufgabe auf Anhieb zurecht kommt, vereinbaren Sie Zeitpunkte, an denen Sie Zwischenergebnisse bekommen.

Schritt 5: Was tun, wenn es in der Umsetzung hakt?

Klären Sie, wie die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mit Problemen und Fragen umgehen soll. Wer ist Ansprechpartner für Rückfragen? Es ist ratsam, von Anfang an zu vermitteln, dass Mitarbeiter für auftretende Probleme bereits Lösungen mitbringen.

Schritt 6: Ergebnisse überprüfen

Vereinbaren Sie klar, wie Sie die Ergebnisse der übertragenen Aufgaben überprüfen werden. Je nach Kenntnisstand und Erfahrung von Mitarbeitern sollte die Kontrolle am Anfang intensiver ausfallen. Wenn sich die Abläufe etwas eingespielt haben und die Person, an die Sie die Aufgabe delegiert haben, geübter wird, reicht es, weitmaschiger zu überprüfen.

Schritt 7: Rückmeldung geben

Ist die Aufgabe erledigt, geben Sie unbedingt Feedback dazu. Was hat gut funktioniert, wo sehen Sie Verbesserungsbedarf. Von konstruktiv gegebenen Rückmeldungen können Mitarbeiter profitieren. Wenn Sie sehen, dass man sich mit ihrer Arbeit auseinandersetzt, fördert das die Motivation der Mitarbeiter. Und auch über ein Dankeschön hat sich noch niemand geärgert.