Kassenbuch: ein Überblick über die wichtigsten Details

Kleine Unternehmen bzw. Freiberufler müssen "Bücher" nicht zwingend führen. Die deutlich einfachere Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist oft ausreichend. Ein Kassenbuch ist in diesen Berufsgruppen meist nicht vorgeschrieben. Oft, insbesondere wenn Rechnungen durch Kunden bar beglichen werden, ist es jedoch ein Vorteil, die entsprechenden Bargeldbestände in einem Kassenbuch nachzuhalten. So behält man den Überblick auch über Teilzahlungen, Ratenzahlungen, Gutscheine oder Gutschriften, die sich im Laufe der Zeit ansammeln. Die Gruppierung von Ein- und Ausgaben in Kategorien schafft Überblick über die Umsatzverteilung und die Ausgabenstruktur.

Es macht also Sinn, ein Kassenbuch zu führen. Dabei müssen allerdings einige Dinge beachtet werden. Führen sie freiwillig, ohne gesetzliche Verpflichtung ein Kassenbuch, so müssen sie dann doch die gesetzlichen Bestimmungen laut § 146 Abs. 6 Abgabenordnung beachten. Diese betreffen Form und Inhalt des Kassenbuches und auch Vorschriften zur Berechnung des Kassenstandes.

Zu jedem Vorgang muss Datum, Belegnummer, Buchungstext, Einnahme- oder Ausgabebetrag, entsprechender Steuersatz sowie der jeweilige Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag aufgeführt werden. Der sich daraus ergebende Kassenbestand muss ebenfalls genannt werden. Tatsächlicher und rechnerischer Kassenbestand müssen immer gleich sein, auch im Laufe des Tages. Am Tagesende wird ein Kassenstand berechnet aus Bestand Vortag zuzüglich Einnahmen und abzüglich Ausgaben des aktuellen Tages.

Diese Angaben lassen sich heute gut per PC über ein entsprechendes Programm verwalten, Papier hat hier ausgedient. So haben sie alle vorgeschriebenen Daten stets übersichtlich zur Hand. Fehler werden sofort sichtbar und können korrigiert oder ausgeglichen werden. Gute Kassenbuchführungsprogramme für den PC gibt es für jeden Bedarf, mit und ohne Konnektoren zu einem passenden Warenwirtschaftsprogramm oder Anbindung an die elektronische Kasse. Belege für Kunden lassen sich oft ebenso in verschiedenen Formaten drucken wie die Belege für Steuerberater und Finanzamt. So wird Ihre Kassenbuchführung für die EÜR (Einnahmeüberschussrechnung) kein zeitaufwändiges Prozedere. Sie erledigt sich praktisch wie von selbst nebenbei. Ihnen bleibt mehr Zeit für ihr Kerngeschäft.

Viele versuchen zunächst selbst ein Kassenbuch mit Hilfe von zum Beispiel Microsoft Excel zu schreiben. Meist erfolgt spätestens nach einigen Wochen dann jedoch die Umstellung auf eine der am Markt verfügbaren fertigen Softwarelösungen. Hier finden sie bereits alles Benötigte vor. Eingabemasken, Ausdrucke und oft auch Statistiken wie Vergleich von Umsatz nach Zeiträumen, Warengruppen etc. machen die Nutzung sehr komfortabel. So ergibt sich ein hoher Mehrwert, der die Kosten der Anschaffung mehr als wett macht.