So schützt du dich bei Insolvenz von Geschäftspartnern

7-Punkte-Checkliste für dein Forderungsmanagement in Krisenzeiten

Auch wirtschaftlich gesunde Unternehmen können schnell in Schwierigkeiten geraten, wenn Lieferanten oder Geschäftspartner nicht oder verspätet zahlen. Besonders kleine Unternehmen mit geringer Kapitaldecke sind betroffen.

Noch bis zum 31.12. 2020 gilt die coronabedingte Aussetzung der Insolvenzantragspflicht für überschuldete Unternehmen. Bereits zur Jahresmitte gab Wirtschaftsauskunftei Creditreform zu bedenken, dass die krisenbedingten Erleichterungen im Insolvenzrecht unerwünschte Nebeneffekte im B2B Handelsverkehr nach sich ziehen könnten.

Gläubiger und Lieferanten, die über kein leistungsfähiges und professionelles Kreditmanagement verfügten, liefen verstärkt Gefahr, ebenfalls Forderungsausfälle zu erleiden. Dies könnte im schlimmsten Fall zu weiteren Anschlussinsolvenzen führen. 

Damit du bestmöglich vor Zahlungsausfällen geschützt bist, solltest du jetzt dein Forderungsmanagement optimieren.

Vertragsgestaltung bis Inkasso: 7 Tipps für dein Forderungsmanagement

1. Verträge schließen mit Eigentumsvorbehalt und Zurückbehaltungsrechten: Ein solider Vertrag sollte im Text oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen mindestens den verlängerten Eigentumsvorbehalt und Zurückbehaltungsrechte bei vereinbarten Teilleistungen beinhalten. Eigentumsvorbehalt bedeutet, dass das Eigentum bzw. die Ware erst mit vollständiger Zahlung des Kaufpreises auf den Käufer übergeht. Du bleibst als Verkäufer also trotz Lieferung und Leistungserbringung an deinen Kunden Vorbehaltseigentümer deiner Ware. Im Fall einer Insolvenz deiner Partner, kannst du Geld aus der Insolvenzmasse als legitimes Surrogat vorrangig zur Aussonderung verlangen. Das Zurückbehaltungsrecht bedeutet, dass die Erfüllung von Ansprüchen einer Vertragspartei so lange zurückgestellt wird, bis diese ihren vertraglichen Verpflichtungen bei Teilleistungen nachkommt. Besonders Handwerksbetriebe sollten Verträge mit Eigentumsvorbehalt und Zurückbehaltungsrechten abschließen.
2. Zahlungs-und Vertragserfüllungsbürgschaften nutzen: Im Fall vereinbarter Zahlungs- und Vertragserfüllungsbürgschaften sichert ein Bürge (in der Regel eine Versicherung oder Bank) die Erfüllung der vertraglich getroffenen Zahlungspflichten oder die Fertigstellung einer vereinbarten Leistung ab. Im Fall einer Zahlungsunfähigkeit oder Insolvenz der Vertragspartner ist der Bürge dann zur Zahlung verpflichtet.
3. Korrekte Rechnungen stellen mit Fristterminierung: § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt die Pflichtangaben, die deine Rechnungen enthalten müssen, um rechtssicher zu gelten. Die gesetzliche Zahlungsfrist für eine gestellte Rechnung beträgt 30 Tage. Abweichende Fristen über einen früheren Erhalt deiner Vergütung musst du vertraglich vereinbaren. Geprüfte Vorlagen für deine Leistungserbringung von Kostenvoranschlag bis Mahnverfahren findest du in der Zandura Vorlagen App.
4. Korrektes Mahnverfahren einleiten: Ist die Frist zur vereinbarten Zahlung um 7 Tage überschritten, solltest du zunächst freundlich an die Zahlung erinnern. Ist nach einer weiteren Woche immer noch kein Eingang des geschuldeten Betrages zu verzeichnen, kannst du einen ersten schriftlichen Mahnbescheid mit neuer Zahlungsfrist erstellen. Bist du wohlwollend, verzichtest du auf eine Mahngebühr. Bleibt dein Schuldner handlungsunfähig, sollte deine zweite Mahnung definitiv eine Mahn- und Verzugsgebühr enthalten. Diese setzt sich zusammen aus Material- und Portokosten plus optional Verzugszinsen. Der jährliche Zinssatz hierfür liegt bei fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz von -0,88 Prozent.
5. Inkassoverfahren einleiten: Dein Vertragspartner zahlt weiterhin nicht? Dann ist es an der Zeit, die Forderung an ein Inkasso-Büro zu übergeben oder einen Mahnbescheid zu beantragen. Dies ist die Grundlage für einen Vollstreckungsbescheid, der eine Zwangsvollstreckung ermöglicht.
6. Alternative Zahlungsvereinbarungen treffen: Haben ist besser als brauchen. Wer ganz sicher gehen will, kann im Fall von kleineren Aufträgen außerdem Bezahlung mit Vorkasse vereinbaren oder aber du verlangst, dass der vereinbarte Preis, ähnlich wie bei einer Mietkaution, als Sicherheit auf einem gesonderten Bankkonto mit Verpfändungserklärung hinterlegt wird.
7. Forderungsmanagement outsourcen und professionelles Factoring nutzen: Spar dir Zeit und Nerven und greife auf professionelle Factoring-Dienstleister zu. Factoring bedeutet, dass du einen Teil oder sämtliche deiner Forderungen gegenüber Kunden und Geschäftspartnern an einen Factoring-Dienstleister abtrittst. Dieser wiederum gewährleistet im Gegenzug und je nach geschlossenem Rahmenvertrag die Vorfinanzierung offener Rechnungsbeträge bis zu 90% innerhalb kürzester Zeit sowie einen vollständigen Ausgleich abzüglich Gebühren, sobald dein Kunde tatsächlich bezahlt hat.