Aufbewahrungspflicht bei Bargeschäften

Aus steuerlichen Gründen sind Kaufleute verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen gemäß geltender Aufbewahrungsvorschriften für einen bestimmten Zeitraum aufzuheben, so will es das Handelsgesetzbuch (HGB). Vor allem bei Bargeldgeschäften gelten strenge Kriterien für die Aufbewahrung. Unternehmer, die beispielsweise mit Registrierkassen, Wegstreckenzählern oder Taxametern arbeiten, haben einiges zu beachten.

Ob in Gastronomie, Einzelhandel oder im Taxibetrieb: Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems, beispielsweise mit manuellen Kassen oder PC-Kassensystemen, erstellt werden, sind im Rahmen der Aufbewahrungspflicht aufzubewahren und jederzeit verfügbar zu machen. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten, inklusive der mit den Geräten erstellten Rechnungen, müssen komplett aufbewahrt werden. Dabei besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht, das heißt eine Verdichtung der Daten oder lediglich die Speicherung der Rechnungsendsummen reicht nicht aus.

Das Bundesfinanzministerium hat jetzt darauf hingewiesen, dass diese Regeln zur Aufbewahrung, stetigen Verfügbarkeit und maschinellen Auswertbarkeit auch für Registrierkassen gelten. Es reicht also hier nicht aus, elektronisch erstellte Vorgänge oder Rechnungen einfach auf Papier auszudrucken, sondern der Finanzprüfer oder Steuerberater muss im Falle einer Betriebsprüfung die Daten maschinell auswerten können. Benutzt ein Unternehmer Geräte, die aufgrund ihrer Bauart die Speicherung aller relevanten Daten nicht möglich machen, können die Geräte zunächst weiterverwendet werden. Die erforderlichen Daten müssen aber auf einem externen Datenträger unverändert gespeichert und so maschinell lesbar sein. Diese Übergangsregelung gilt bis zum 31. Dezember 2016.