Notfallplan für Unternehmer: So sicherst du dich ab

Effektives Risikomanagement: So erstellst du einen Notfallplan

Niemand mag gern daran denken, Fakt ist, die ersten Wochen des laufenden Geschäftsjahres haben gezeigt, dass der Ernstfall eines totalen unternehmerischen Ausfalls sehr schnell und sehr gravierend eintreten kann. Dabei kann es sich um eine Infektion mit einem neuartigen Virus handeln, die dich dazu zwingt, dein Tagesgeschäft in einen Notfallmodus zu überführen. Aber auch "klassische" Unfallsituationen bedeuten mitunter einen mittelfristigen Ausfall desjenigen, der den Laden eigentlich am Laufen hält. Die persönliche Handlungsunfähigkeit als Unternehmer, Gesellschafter und Arbeitgeber abzusichern, zählt daher zu einer der wesentlichen Handlungsmaximen eines effektiven Risikomanagements. 

1. Wie erstelle ich einen Notfallplan?

Alle Maßnahmen und Hinweise eines Notfallplans solltest du prinzipiell schriftlich festhalten. Einmal erstellt gilt stets das Prinzip der Aktualität, weshalb du alle Unterlagen mindestens einmal jährlich überprüfen und eventuell anpassen solltest. So garantierst du, dass Adressen, Passwörter, Stellvertreterregelungen, Vordrucke etc. weiterhin übereinstimmen.

Je nachdem für welchen Ernstfall (Totalausfall; unternehmerischer Teilbetrieb) du deinen Notfallplan konzipierst, es gilt jeweils besonders bedrohte Bereiche und Prozesse zu identifizieren und einen Krisenmechanismus einschließlich bevollmächtigter Krisenmanager festzulegen und einzuleiten. 

2. Welche Inhalte sollten in einem Notfallplan abgedeckt werden?

Dein Notfallplan muss mögliche Bedrohungen und deren Auswirkungen benennen und in einzelnen Kapiteln mit praktischen Lösungsfindungen und Ausführungskompetenzen adressieren. Wenn es darum geht deinen eigenen unternehmerischen Ausfall durch Unfall, Krankheit oder Tod abzusichern, kannst du dich bei der Erstellung des Notfallplans grundsätzlich an folgender Gliederung orientieren:

1. Grundlegende Regelungen und Maßnahmen definieren: Wer ist im Ernstfall dein mit Prokura ausgestatteter Nachfolger oder mit zeitlich befristeter Vollmacht agierender Interimschef? Führst du eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, musst du eine Vertrauensperson benennen, die deine Gesellschafterrechte in der Gesellschafterversammlung ausübt. Handlungsfähig ist deine Vertrauensperson jedoch nur, wenn du sie zuvor mit den notwendigen Stimmrechtsvollmachten ausgestattet hast. 
2. Vorsorgevollmacht erwägen: Mit der Vorsorgevollmacht kannst du einer Person deiner Wahl die Wahrnehmung einzelner oder aller Angelegenheiten für den Fall übertragen, dass du die Fähigkeit, selbst zu entscheiden, einbüßt. Der Bevollmächtigte kann dann handeln, ohne dass es weiterer Maßnahmen bedarf. Ein Gericht wird nur eingeschaltet, wenn es zur Kontrolle des Bevollmächtigten erforderlich ist. Die Vorsorgevollmacht ermöglicht dir ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit. 
3. Benachrichtigungen festlegen: Welche unternehmenskritischen Partner sind im Ernstfall zu benachrichtigen? 
4. Beirat und/oder Krisenstab einrichten: Wer ist verantwortlich für einzelne betriebliche Abläufe? Benenne klar alle Personen deines Krisenstabs.
5. Informationssicherheit gewährleisten: Wo finden Nachfolger/Prokurist und Krisenstab wesentliche Daten zu unternehmenskritischen Positionen? Dazu zählen u.a. Bankverbindungen, Wertpapiere deines Unternehmens, Betriebliche Zahlungsverpflichtungen, Immobilienfinanzierungen, Darlehen für Investitionen, Unternehmensbeteiligungen, Betriebliche Versicherungen, laufende Steuertermine, bestehende Mitgliedschaften, Betriebliche Verträge und Urkunden,  Handelsregisterauszüge,  Grundbuchauszüge, Kontaktdaten zu Lieferanten und Kundendateien, wichtige Passwörter und ein Schlüsselverzeichnis.
6. Richtig ablegen: Es ist wichtig, dass deine Vertrauenspersonen wissen, wo dein schriftlich fixierter Notfallplan einschließlich definierter Vollmachten und sensibler Daten abgelegt ist. Berate dich hier mit deinem Rechtsbeistand bzw. Notar. 

3. Warum benötigt man einen Notfallplan im Unternehmen?

Um die allgegenwärtige Dringlichkeit eines Notfallplans zu erinnern, stell dir einfach folgende Frage: Was wäre, wenn ich als Unternehmer vor einer Woche gestorben wäre? Hätte ich einen vertrauensvollen Nachfolger bzw. Geschäftsführer mit notwendigen Handlungsvollmachten, der meine Geschäfte nahtlos weiterführen kann? Ein sorgfältig ausgearbeiteter Notfallplan stellt im Ernstfall deinen kontinuierlichen Geschäftsbetrieb sicher und sorgt dafür, dass du dein Lebenswerk nicht unverschuldet ruinierst (Business Continuity Management). 

4. Mit welchen Bedrohungen meines Geschäftsablaufs muss ich rechnen?

Grundsätzlich gilt, dass viele Ernstfallszenarien ein Unternehmen im Regelbetrieb gefährden können. Es gelten unterschiedliche Bedingungen bei persönlichem Ausfall durch Krankheit, Unfall oder Todesfall im Vergleich mit betrieblichen Ausfällen durch Katastrophen wie Brand, Hochwasser oder auch Streiksituationen. Deshalb solltest du auch einen Notfallplan für unterschiedliche Ausfall-Szenarien erstellen und ablegen.

5. Welchen Bedrohungen sind Unternehmen bei einer Pandemie wie COVID-19 ausgesetzt?

Die Einleitung einer "neuen Normalität" durch die COVID-19-Pandemie ist so normal nicht. Bis zur Verfügbarkeit eines Impfstoffs musst du nach wie vor damit rechnen, dass du oder deine Mitarbeiter an dem neuartigen Virus erkranken und es dadurch zu einer (zeitweisen) Schließung deines Unternehmens aus Quarantäneschutzgründen kommen kann. Spätestens dann brauchst du einen Krisenstab und Krisenmechanismus, der sicherstellt, dass die Kundenbindung nicht abreißt und die erforderlichen Notbetriebsmaßnahmen eingeleitet werden dürfen.

6. Warum muss ich eine maximal tolerierbare Ausfallzeit definieren?

Für Unternehmen in der Corona-Krise ist ein Notfallplan auch ein Schutzschirm im Fall einer drohenden Insolvenz. Hier dreht sich alles um die Frage: Wann wird der Notfall zum unternehmenskritischen Ernstfall? Überlege also bei Notfallplänen, die der Sicherung eines Teilbetriebs dienen, wann ein kritischer Schwellenwert erreicht ist, der dein Unternehmen existenzgefährdet. So vermeidest du außerdem Vorwürfe der Insolvenzverschleppung, die trotz der Neuregelungen von COVInsAG nach wie vor drohen könnten, wird deine unternehmerische Verantwortung in Frage gestellt. 

7. Wer kann mich individuell beraten?

Die wirtschaftlichen Auswirkungen der COVID-19 Pandemie haben die Relevanz eines effizienten Notfallplans deutlich vor Augen geführt. Jetzt zeigt sich, wer bereits zuvor Wert auf ein effizientes Risikomanagement gelegt hat und dadurch nun schneller seine Prozesse auf den plötzlichen Ernstfall anpassen kann. Insbesondere bei der Erteilung von Prokura gilt es rechtliche Vorgaben zu erfüllen, aber auch die Gestaltung deines individuellen Notfallplans entlang der für dich wichtigen wirtschaftlichen Parameter sollte sorgfältig konzipiert werden.

Unterstützung und unternehmerisches Know-how verspricht in diesem Zusammenhang das BAFA-Coaching. Unternehmen, die von den wirtschaftlichen Auswirkungen der COVID-19 Pandemie betroffen sind, können jetzt auf eine zu 100 Prozent geförderte Unternehmensberatung zugreifen. Hier kannst du neben allen unternehmerischen Fragen des Tagesgeschäfts auch deinen beabsichtigten Notfallplan adressieren und Eintrittswahrscheinlichkeiten sowie den Schaden verschiedener Szenarien analysieren und bewerten.

Unternehmenswelt arbeitet bundesweit mit einem professionellen Beraternetzwerk auch an deinem Standort. Hier kannst du deine kostenfreie Krisenberatung buchen.