Zahlungserinnerung: Inhalte und kostenfreie Vorlagen

Forderungsmanagement: Formulierungshilfen und kostenfreie Vorlagen

Es gibt viele Gründe, warum Kunden ein Zahlungsziel verstreichen lassen und Unternehmen dadurch zwingen, an die Zahlungspflicht zu erinnern. Trotz dieses zusätzlichen Arbeitsaufwands solltest du im ersten Schritt immer dem Credo eines freundlichen Umgangs verpflichtet bleiben, denn das ist auch in deinem Sinne. 

Wer kennt das nicht, in der Hektik des Alltags kann es schon einmal passieren, dass ein Zahlungsziel unbeabsichtigt nicht eingehalten wird. Aber auch äußere Umstände wie Verzögerungen im Transfer durch unterschiedliche Banklaufzeiten und Feiertage können dazu führen, dass der Eingang eines Rechnungsbetrages nicht rechtzeitig verzeichnet wird. Nicht zuletzt musst du außerdem davon ausgehen, dass der Grund für einen ausstehenden Rechnungsbetrag nicht bei einem säumigen Kunden, sondern in deiner fehlerhaften Buchhaltung zu suchen ist.

Gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen ist Schonfrist

Hast du dich davon überzeugt, dass die Rechnung korrekt erstellt und versendet wurde und ist nach mehr als einer Woche nach der vereinbarten Zahlungsfrist noch kein Rechnungseingang zu verzeichnen, gilt es aktiv zu werden.

Grundsätzlich gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen bzw. dein individuell vereinbartes Zahlungsziel als maßgebliche Bezugsgröße für dein Forderungsmanagement. Letzteres muss unbedingt schriftlich vereinbart werden bzw. auf der gestellten Rechnung als solches erkennbar sein.

Bevor du deine Zahlungserinnerung, die de facto bereits eine Mahnung im wohlwollenden Sprachgebrauch darstellt, an deinen säumigen Kunden ausstellst, erinnere dich an die eingangs genannten Umstände für einen möglicherweise unbeabsichtigten Zahlungsverzug.

Die Zahlungserinnerung ist der erste freundliche Hinweis an deinen Kunden, seiner Vertragspflicht nachzukommen.

Zahlungserinnerung: Auf diese Inhalte kommt es an

Damit du rechtssicher agierst, muss deine Zahlungserinnerung einige wesentliche Angaben enthalten. Dazu zählen:

• Vollständige Kontaktdaten des Kunden
• Bezeichnung der bestellten Ware bzw. Dienstleistung
• Höhe des zu zahlenden Rechnungsbetrags
• Kontakt- und Bankdaten deines Unternehmens
• Festlegung eines neuen Zahlungsziels

Sollte dieser freundliche Hinweis nicht fruchten und dein Kunde die neue Zahlungsfrist nicht einhalten, kannst du im nächsten Schritt deutlicher werden.

Kunde bleibt säumig: Was kann ich tun?

Es gibt keine Vorgaben bezüglich eines abwartenden Zeitraums nach Verstreichen des Zahlungsziels in deiner Zahlungserinnerung bzw. ersten Mahnung. Einzige maßgebliche Bezugsgröße ist die Sicherung deiner Liquidität. 

Als Faustregel für die Zustellung einer zweiten Mahnung, die sämtliche äußere Faktoren berücksichtigt (Zustellungs- und Überweisungsfristen), gilt eine Woche. Diesen Zeitraum kannst du bei anhaltendem Zahlungsverzug weiterhin verkürzen. Warte nicht länger als 5-10 Tage für die wiederholte Mahnung und formuliere diese dann auch "maximal scharf", um dein Recht einzufordern. Dabei spielt es keine Rolle, ob deine Mahnungen via Mail oder schriftlich erfolgen.

Konsensbildung vor Klage

Überlege dir, welches Angebot du säumigen Kunden im Zweifelsfall unterbreiten kannst. Ratenzahlungen sind eine Option, um ein an sich gutes Kundenverhältnis trotz Zahlungsverzug aufrechtzuerhalten.

Wenn nichts mehr fruchtet

Sollten deine Bemühungen ins Leere laufen, bleibt nur die Übertragung an ein Inkasso-Unternehmen oder die grundsätzliche Überlegung der Auslagerung deines Rechnungswesens an ein Factoring-Unternehmen.

Tipp: Bilanzierende Unternehmen, insbesondere Kapitalgesellschaften, aber auch Einzelunternehmen und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben, können zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen gegenüber dem Finanzamt bei Vorlage der Voraussetzungen und entsprechenden Nachweisen abschreiben.

Wann gilt eine Forderung als zweifelhaft und wann als uneinbringlich?

Als zweifelhaft gilt eine Forderung, wenn dein Kunde bereits mehrfach angemahnt wurde und dennoch nicht zahlt. In diesem Fall erkennt das Finanzamt eine prozentuale Wertberichtigung an.

Als uneinbringlich und damit zu 100% abschreibungsfähig gilt eine Forderung beispielsweise dann, wenn:

• eine eidesstattliche Versicherung gemäß § 807 ZPO vorliegt,
• Zwangsvollstreckungsmaßnahmen erfolglos verlaufen sind,
• der Forderungeinzug nur mit unverhältnismäßigem Kostenaufwand erreichbar wäre,
• die Insolvenz mangels Masse abgelehnt wurde oder sobald
• der Kunde unbekannt verzogen oder ausgewandert ist, ohne Vermögen zu hinterlassen.

Kostenfreie Vorlagen für dein Forderungsmanagement

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