Bewirtungskosten clever absetzen: So geht's!

Laut dem Einkommenssteuergesetz (Estg) umfassen Bewirtungskosten die Ausgaben für Speisen, Getränke, Trinkgelder, Kleidungsaufbewahrung, Tabakprodukte und Unterhaltungsmaßnahmen, die während einer Bewirtung entstehen. Diese Kosten können bei der Einkommenssteuer als Geschäftsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden.

Bewirtungskosten: Anlass der Bewirtung Beispiele

Es gibt verschiedene Arten von Bewirtungskosten:

1. Geschäftsessen

Diese Kosten entstehen, wenn Geschäftspartner oder Kunden bewirtet werden. Von den gesamten Ausgaben können 70% als Geschäftsausgaben geltend gemacht werden. Das bedeutet, dass von einer Rechnung in einem Restaurant generell 30% abgezogen werden müssen. Der übrigbleibende Betrag kann dann steuerlich geltend gemacht werden. Dies gilt sowohl für Unternehmer selbst als auch für Mitarbeiter, die am Essen teilnehmen.

Wer darf bewirtet werden?

Geschäftspartner sind alle Besucher deines Unternehmens, wie zum Beispiel: Journalisten, Finanzprüfer oder Behördenvertreter. Es spielt keine Rolle, ob du schon eine Geschäftsbeziehung mit ihnen hast oder diese erst aufbaust.

Wichtig: Nicht nur direkte Ansprechpartner zählen als Geschäftspartner für das Finanzamt. Auch Begleitpersonen deiner Geschäftspartner, wie Ehepartner, zusätzliche Mitarbeiter, Assistenten oder externe Berater, die für ein Projekt relevant sein könnten, zählen dazu. Für sie kannst du ebenfalls 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzen.

2. Betriebsfeiern, Dienstreisen und besondere Arbeitseinsätze

Bei diesen Anlässen entstehen Kosten durch die Bewirtung der eigenen Mitarbeiter. Unternehmen können diese Kosten komplett als Geschäftsausgaben absetzen. Allerdings müssen bei speziellen Arbeitseinsätzen, Dienstreisen über 60 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) und Betriebsfeiern über 110 Euro pro Mitarbeiter (inkl. Mehrwertsteuer) Lohnsteuer auf den geldwerten Vorteil für den Mitarbeiter gezahlt werden. Trotzdem können die gesamten Kosten als Geschäftsausgaben abgesetzt werden, selbst wenn die genannten Grenzbeträge überschritten werden.
 
 

• Geschäftliche Bewirtungskosten: zu 70 % abzugsfähig (Einzelnachweis erforderlich)
• Betriebliche Bewirtungskosten: zu 100 % abzugsfähig

Für Betriebsfeiern, wie Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern, erkennt das Finanzamt anfallende Bewirtungskosten vollständig als Betriebsausgaben an. Das gilt auch, wenn du Familienangehörige der Mitarbeiter einlädst.

Ausnahme: Solltest du Personen des öffentlichen Lebens, wie Prominente, einladen, kannst du nur 70% der Kosten für Essen und Getränke als Betriebsausgaben absetzen.

Besonderheiten beim 110-Euro-Freibetrag beachten

Für Betriebsveranstaltungen gibt es einen 110-Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter. Ermittle diesen, indem du die Gesamtkosten der Feier durch die tatsächlich anwesenden Teilnehmer teilst. Bei Überschreiten des Freibetrags wird Lohnsteuer fällig. Diese Regel gilt für zwei Feiern im Jahr. Danach ist jeder Cent lohnsteuerpflichtig.

Beachte diese Punkte:

• Bei Überschreiten der 110-Euro-Grenze pro Teilnehmer ist der Mehrbetrag lohnsteuerpflichtig.
• Der Vorsteuerabzug fällt ganz weg.
• Die 110-Euro-Berechnung basiert auf den tatsächlich Anwesenden, nicht den Eingeladenen.

Ein formloser schriftlicher Beleg für Bewirtungskosten (Eigenbeleg) sollte gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG folgende Informationen enthalten:

1. Ort,
2. Datum,
3. Teilnehmer und Grund der Bewirtung
4. Höhe der Kosten

Den Beleg solltest du umgehend nach dem Bewirtungsereignis erstellen und unterschreiben.

Wenn die Bewirtung in einem Restaurant oder ähnlichen Betrieb stattfindet, genügt auf deinem Eigenbeleg die Nennung des Anlasses und der Teilnehmer. Die offizielle Rechnung des Bewirtungsbetriebs dokumentiert dann zusätzlich das geschäftliche Treffen. Diese Rechnung muss maschinell und elektronisch erfasst sein.

Wichtig: Ab dem 01.01.2023 solltest du sicherstellen, dass auf deinem Bewirtungsbeleg ein Verweis auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorhanden ist, wie vom Finanzamt vorgegeben (BMF, Schreiben vom 30.6.2021, Az. IV C 6 – S 2145/19/10003:003). 

Besonderheiten für Rechnungen bis 250 EUR

Für Beträge bis 250 EUR gibt es vereinfachte Aufzeichnungsvorschriften, die sich nach § 33 UStDV richten. Solche Kleinbetragsrechnungen sollten folgende Punkte beinhalten:

1. Vollständige Kontaktdaten des Bewirtungsbetriebs
2. Datum der Ausstellung
3. Menge und Art der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
4. Gesamtbetrag inkl. Steuern sowie der zutreffende Steuersatz.

Bei steuerfreien Leistungen sollte ein entsprechender Hinweis darauf vorhanden sein.

Willst du im Rahmen der Steuererklärung Diskussionen mit dem Finanzamt vermeiden, solltest du darauf achten, Rechnungen im Rahmen von Bewirtungskosten richtig ausstellen zu lassen.

Diese Detailangaben im Bewirtungsbeleg sind Pflicht:

1. Name & Adresse des Bewirtungsbetriebs: Jede Rechnung sollte den vollen Namen und die Anschrift des Bewirtungsbetriebs beinhalten. Auch bei Kleinbetragsrechnungen.
2. Steuernummer/Umsatzsteuer-ID: Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs muss aufgeführt sein, außer bei Kleinbetragsrechnungen.
3. Datum der Rechnung: Jede Rechnung muss das Datum ihrer Ausstellung beinhalten. Dies gilt ebenso für Kleinbetragsrechnungen.
4. Rechnungsnummer: Die Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifizierung haben. Bei Kleinbetragsrechnungen ist dies nicht notwendig.
5. Beschreibung der Leistung: Die genaue Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen muss angegeben sein. Generische Bezeichnungen wie "Speisen und Getränke" sind nicht ausreichend. Eindeutige Abkürzungen oder Bezeichnungen wie "Menü 1" sind akzeptabel.
6. Datum der Bewirtung: Das Datum, an dem die Bewirtung stattfand, muss angegeben sein. Eine einfache Referenz zum Rechnungsdatum ist ausreichend, handschriftliche Notizen reichen jedoch nicht aus.
7. Rechnungssumme: Der Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld muss auf einer maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Rechnung stehen. Für nicht ausgewiesenes Trinkgeld sollte eine Bestätigung vom Empfänger auf der Rechnung vorliegen.
8. Name des Bewirtenden: Bei Bewirtungskosten über 250 EUR ist der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen auf dem Beleg zu nennen. Eine handschriftliche Ergänzung vom Bewirtungsbetrieb ist dabei akzeptabel.

Sonderfälle Bewirtungsbeleg:

• Unbare Zahlungen: Bei unbaren Zahlungen, z. B. bei geschlossenen Veranstaltungen, ist die Vorlage eines elektronischen Belegs nicht immer erforderlich. Hier reicht die Kombination aus Rechnung und Zahlungsbeleg.
• Verzehrgutscheine: Bei Verzehrgutscheinen genügt zur steuerlichen Anerkennung die Vorlage der Abrechnung dieser Gutscheine.

Bewirtungskosten, die als privat veranlasst gelten, sind nicht abzugsfähig. Dies können z.B. sein:

• Bewirtungskosten ohne geschäftlichen Anlass, z.B. private Feiern oder Einladungen.
• Kosten, die aufgrund übermäßigen Aufwands als unangemessen gelten.
• Kosten, für die nicht die notwendigen Nachweise und Aufzeichnungen vorliegen. 
• Kosten, die nicht klar von anderen, nicht abzugsfähigen Kosten getrennt werden können.

Umsatzsteuer und Bewirtungskosten: Das musst du wissen

Bist du als Unternehmer/-in zum Vorsteuerabzug berechtigt, kannst du gemäß § 15 Abs. 1a UStG die Umsatzsteuer aus Bewirtungskosten komplett abziehen, nicht nur die 70% aus § 4 Abs.1 Nr.2 EStG. Früher konnte man nur die Umsatzsteuer von den 70% abzugsfähigen Kosten abziehen, aber nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs von 2005 (V R 76/03) und einem Gesetzesupdate wurde dies geändert.

Ein wichtiger Punkt: Für freiwillige Trinkgelder kannst du den Vorsteuerabzug nicht nutzen. Obwohl Trinkgelder, die direkt an das Servicepersonal gezahlt werden, nicht als Entgelt für Unternehmerleistungen gelten, musst du sie ertragsteuerlich zu den Bewirtungskosten hinzurechnen.

Der Gesetzgeber setzt keine festen Grenzen dafür, was als angemessene Bewirtungskosten gilt. Allerdings gibt es in der Geschäftswelt gewisse Richtlinien, die als Maßstab dienen:

• die Größe des Unternehmens
• der erzielte Umsatz und Gewinn

Faustregel: Mit steigendem Umsatz erkennt das Finanzamt auch höhere Bewirtungskosten als angemessen an. Das gilt selbst, wenn es sich bei den Gästen um kleinere Geschäftspartner handelt.

Je nach spezifischer Geschäftslage betrachten Steuerfachleute Bewirtungskosten von 100 EUR bis 200 EUR pro Person und Anlass in der Regel als angemessen.