Steuererklärung für Selbständige: Der komplette Guide

1. Die Umsatzsteuer

Umsatzsteuerpflichtig ist grundsätzlich jedes Unternehmen in Deutschland. Es führt die bei Verkäufen eingehobene Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Im Umkehrschluss erhält es die bei Einkäufen gezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurück und ist somit vorsteuerabzugsberechtigt. 

Die Umsatzsteuersätze variieren je nach Produkt oder Dienstleistung und sind im Umsatzsteuergesetz § 12 UStG festgelegt:

• Regelsteuersatz (Umsatzsteuer von 19 %): Der Regelsteuersatz von 19 % entfällt auf alle Waren- und Leistungsgruppen, die nicht unter den folgenden Ausnahmeregelungen angeführt sind.
• Ermäßigter Steuersatz (Umsatzsteuer von 7 %): Umsatzsteuer mit ermäßigtem Steuersatz von 7 % wird für bestimmte Waren-, und Leistungsgruppen berechnet. Zu den wichtigsten Kategorien zählen: Milch und Milchmischgetränke, Lebensmittel, Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, Personennahverkehr, Theater-, Konzert- und Museumstickets, Übertragung von Urheberrechten, Beherbergung (Hotels, Hostels, Campingplätze)

Soll- vs. Ist-Versteuerung

Sobald ein Umsatz ausgeführt ist, ist die Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen (Prinzip der Soll-Versteuerung). Das gilt auch dann, wenn eine Rechnung womöglich noch gar nicht beglichen ist. Lag dein Vorjahresumsatz unter 600.000 EUR, kannst du auf Antrag von der Ist-Versteuerung profitieren. Im Gegensatz zur Soll-Versteuerung musst du in diesem Fall die Umsatzsteuer erst dann ans Finanzamt überweisen, sobald das Geld auf deinem Konto ist.

Umsatzsteuervorauszahlungen

Je nach Höhe deiner Umsätze musst du vierteljährliche oder monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Am Jahresende ist zudem eine Umsatzsteuerjahreserklärung beim Finanzamt fällig.

Ausnahme: Sofern dein jährlicher Umsatz unter 22.000 EUR liegt, kannst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und bist von der Umsatzsteuer befreit.

2. Die Einkommensteuer

Natürliche Personen unterliegen der Einkommensteuer. Verfügst du über Einkommen, das über dem Grundfreibetrag liegt, musst du Einkommensteuer zahlen. Der Eingangssteuersatz beträgt 14 Prozent, der Spitzensteuersatz bei hohen Einkommen liegt bei 42 Prozent. 

Grundfreibetrag erhöht sich

Für die Erhebung der Einkommensteuer galt im Jahr 2022 der Grundfreibetrag von 10.347 EUR (Ledige) bzw. 20.694 EUR (Verheiratete). Für 2023 hat das Bundesfinanzministerium den Grundfreibetrag in der Einkommensteuer um 561 Euro auf 10.908 Euro angehoben. Für 2024 ist eine weitere Anhebung um 696 Euro auf 11.604 Euro vorgesehen.

Soli nur noch für Besserverdienende

Zusätzlich zur Einkommensteuer zahlen seit 2021 nur noch Besserverdienende den Solidaritätszuschlag. Die Freigrenze zur Erhebung des Solidaritätszuschlags ist ebenfalls angepasst worden. Von ursprünglich 16.956 Euro erhöht sich die Soli-Freigrenze ab 2023 auf 17.543 Euro. 2024 steigt sie weiter auf 18.130 Euro. 

Pauschalbesteuerung von Personengesellschaften

Bilanzierende Einzelunternehmen und Personengesellschaften können nicht entnommene Gewinne pauschal mit 28,25 Prozent versteuern. Diese Thesaurierung von nicht entnommenen Gewinnen nach § 34a EStG ist eine Begünstigungsregelung für Personengesellschaften.

Körperschaften wie beispielsweise die GmbH können mit einem günstigen Steuersatz von etwa 30 % (15 % Körperschaftsteuer, ungefähr 15 % Gewerbesteuer) ihre erwirtschafteten Gewinne sehr gut reinvestieren und weiter nutzen. Für Personengesellschaften, wie die GmbH & Co. KG, gilt dies nicht. Durch das Transparenzprinzip wird der Gewinn einer GmbH & Co. KG auf Ebene der Gesellschafter (Mitunternehmer) versteuert, dies führt in der Regel zu einer Besteuerung mit dem Spitzensteuersatz in Höhe von 42 %.

Mithilfe der Pauschalbesteuerung für nicht entnommene Gewinne mit einem Steuersatz von 28,25 % haben auch Personengesellschaften mehr von ihrem Gewinn übrig. 

3. Die Gewerbesteuer

Gewerbetreibende sind bis zu einem Freibetrag von 24.500 EUR zur Zahlung der Gewerbesteuer verpflichtet. Hierfür musst du beim Finanzamt eine Gewerbesteuererklärung abgeben.

Höhe der Gewerbesteuer

Die Höhe der Gewerbesteuer bemisst sich entlang des Gewerbesteuermessbescheids, welchen das Finanzamt auf Basis deines Gewerbeertrags erlässt. Gewerbesteuermessbetrag und individueller Hebesatz deiner Kommune bilden die Grundlage für die Höhe der zu zahlenden Gewerbesteuer.

Widerspruch immer an das Finanzamt

Beschwerden gegen einen Gewerbesteuerbescheid deiner Gemeinde richtest du nicht an die Gemeindeverwaltung, sondern immer an das Finanzamt als z.B. Einspruch gegen den Gewerbesteuermessbescheid.

Ausnahme: Als Freiberufler musst du kein Gewerbe anmelden und auch keine Gewerbesteuer zahlen.

4. Die Körperschaftsteuer

Das Äquivalent zur Einkommensteuer ist bei Kapitalgesellschaften die Körperschaftsteuer. Die Körperschaftsteuer wird auf das Einkommen juristischer Personen mit einem Steuersatz von 15% erhoben. Das zu versteuernde Einkommen wird auf Grundlage der Steuerbilanz und der verschiedenen Steuergesetze berechnet. Es muss in einer jährlichen Körperschaftsteuererklärung beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

5. Die Kapitalertragssteuer

Zinsen, Dividenden und Gewinne aus Wertpapier- und Fondsverkäufen sind steuerpflichtige Kapitalerträge. Kapitalgesellschaften zahlen die Kapitalertragssteuer immer dann, wenn Dividenden bzw. Gewinnausschüttungen stattfinden. Auf die Kapitalerträge werden 25 Prozent Steuern (plus Soli und ggf. Kirchensteuer) fällig.

6. Die Lohnsteuer

Die Lohnsteuer ist nur eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer, also keine Steuer eigener Art. Arbeitgebende müssen die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung einbehalten, unabhängig davon, ob Arbeitnehmende zur Einkommensteuer veranlagt werden oder nicht.

Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt

Die Lohnsteuer muss dann in Summe für alle Beschäftigten zu gewissen Fälligkeitstagen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) an das für den Betrieb zuständige Finanzamt abgeführt werden. Hierfür reichst du beim Finanzamt eine Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch ein und listest u.a. Details über die Summen der einbehaltenen bzw. abzuführenden Lohnsteuer, Kirchensteuer sowie u.U. Solidaritätszuschlag.

Jedes Jahr sind auch Selbständige in der Pflicht ihre Steuererklärung zu machen. Die folgenden Abgabefristen gelten für die Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer in den Steuerjahren 2021 bis 2024. Die Fristen zur Abgabe der Steuererklärung sind im Steuermodernisierungsgesetz festgelegt.

Abgabefristen im Steuerjahr 2021

• nicht beratene Fälle: 31. Oktober 2022 (statt 31. Juli 2022)
• beratene Fälle: 31. August 2023 (statt 28. Februar 2023)
• Verspätungszuschlag wird fällig ab: 1. September 2023 (statt 1. März 2023)
• Erstattungs-/Verzugszinsen werden fällig ab: 1. Oktober 2023 (statt 1. April 2023)

Abgabefristen im Steuerjahr 2022

• nicht beratene Fälle: 2. Oktober 2023 (statt 31. Juli 2023)
• beratene Fälle: 31. Juli 2024 (statt 29. Februar 2024)
• Verspätungszuschlag wird fällig ab: 1. August 2024 (statt 1. März 2024)
• Erstattungs-/Verzugszinsen werden fällig ab: 1. September 2024 (statt 1. April 2024)

Abgabefristen im Steuerjahr 2023

• nicht beratene Fälle: 2. September 2024 (statt 31. Juli 2024)
• beratene Fälle: 2. Juni 2025 (statt 28. Februar 2025)
• Verspätungszuschlag wird fällig ab: 1. Juni 2025 (statt 1. März 2025)
• Erstattungs-/Verzugszinsen werden fällig ab: 1. Juli 2025 (statt 1. April 2025)

Abgabefristen im Steuerjahr 2024

• nicht beratene Fälle: 31. Juli 2025
• beratene Fälle: 30. April 2026 (statt 28. Februar 2026)
• Verspätungszuschlag wird fällig ab: 1. Mai 2026 (statt 1. März 2026)
• Erstattungs-/Verzugszinsen werden fällig ab: 1. Juni 2026 (statt 1. April 2026)

Verspätungszuschläge und Zinsen

Versäumst du die Abgabefrist zur Steuererklärung und kannst hierfür keinen wichtigen Grund nachweisen, musst du zusätzlich zur fälligen Steuer einen Verspätungszuschlag zahlen (Paragraf 152 Abgabenordnung). Der automatische Verspätungszuschlag beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens jedoch 25 EUR pro angefangenem Monat.

Als Einzelunternehmer/-in sind folgende Steuerarten wichtig für dich:

• Umsatzsteuer mit UST.-Voranmeldung
• Lohnsteuer als Arbeitgebende/-r
• Einkommensteuer auf alle Gewinne
• Gegebenenfalls Körperschaftsteuer (ab 2022: Optionsmodell)
• Gewerbesteuer (ab einem Gewerbeertrag von 24.500 EUR; grundsätzlich nicht als Freiberufler/-in)

Schließen sich mindestens zwei Personen oder Unternehmen zusammen, entsteht die Rechtsform einer Personengesellschaft. Beispiele für Personengesellschaften sind beispielsweise: die Gesellschaft des Bürgerlichen Rechts (GbR), die Partnerschaftsgesellschaft, die offene Handelsgesellschaft (OHG) oder die Kommanditgesellschaft (KG).

Für alle Personengesellschaften sind folgende Steuerarten relevant:

• Umsatzsteuer mit UST.-Voranmeldung
• Lohnsteuer als Arbeitgebende/-r
• Gewerbesteuer (Freibetrag bis 24.500 EUR)
• Einkommensteuer auf Gehälter und Ausschüttungen (Gesellschafter bzw. „Mitunternehmer“ ist natürliche Person)
• Körperschaftsteuer auf anteilige Gewinne (Gesellschafter bzw. „Mitunternehmer“ ist juristische Person)

Eine Kapitalgesellschaft ist eine selbstständige juristische Person. Das bedeutet: Rechtlich besteht sie unabhängig von ihren Gesellschaftern. Im Gegensatz zu Personengesellschaften steht die kapitalmäßige Beteiligung der Gesellschafter im Vordergrund, wobei sich das unternehmerische Risiko jeweils nur auf die Beteiligung der Gesellschafter richtet (beschränkte Haftung).

Beispiele für Kapitalgesellschaften sind die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die Unternehmergesellschaft (UG – haftungsbeschränkt) und die Aktiengesellschaft (AG).

Kapitalgesellschaften zahlen in der Regel folgende Steuern:

• Umsatzsteuer
• Einkommensteuer für Gehälter, Dividenden und Ausschüttungen
• Lohnsteuer als Arbeitgebende/-r
• Körperschaftsteuer
• Gewerbesteuer (ohne Freibetrag!)

Unternehmen müssen in Deutschland jede Menge Steuern zahlen. Gerade am Beginn einer Gründung oder in wirtschaftlich schwierigen Zeiten werden regelmäßige Steuervorauszahlungen schnell zur Last. Umso wichtiger ist es, alle Hebel zu kennen, wie du als Unternehmen Steuern sparen kannst und Steuererleichterungen für Unternehmen, wie in der aktuellen Energiekrise zu nutzen.

Zu den wichtigsten Steuervorteilen und Abschreibungsmöglichkeiten zählen u.a.:

• Betriebsausgaben u.a. Lohnkosten, Mieten und Pachtzahlungen, Finanzierungsgebühren, Rohprodukte, Hilfsstoffe, Lizenzgebühren, Kosten für Energielieferungen
• Anschaffung von geringwertigen Wirtschaftsgütern
• Investitionsabzugsbetrag
• Verlustverrechnung
• Bewirtungskosten
• Firmenwagen versteuern
• Sonderausgaben wie Beiträge für Altersvorsorge und bestimmte Versicherungen
• Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und Homeoffice

Steuertipp: Rechtsformwechsel

Eine Holding ist eine attraktive Organisationsstruktur für kleine Wachstumsunternehmen und bietet die Chance, Vermögensaufbau durch Steuervorteile zu betreiben. Ziel einer Holding-Gründung ist in erster Linie die Zusammenführung mehrerer Unternehmen unter einem Dach. Dabei werden Geschäftsbereiche auf verschiedene eigenständige Unternehmen ausgelagert, unterstehen jedoch der Muttergesellschaft.

Steuervorteile der Holding AG

Aus der Organisationsstruktur einer Holding ergeben sich steuerrechtliche und kartellrechtliche Vorteile. Im Falle einer Veräußerung von Anteilen muss z.B. auf 95 Prozent der Gewinne keine Steuer abgeführt werden, sofern der Gewinn in der Holding bestehen bleibt. Hier findest du mehr Infos zum Thema Holding gründen und Steuern sparen.