Checkliste Club eröffnen Schritt für Schritt

3-Punkte Checkbox zur Gründung als Clubbetreiber

1. Gründerprofil:

Erfülle ich alle persönlichen und rechtlichen Anforderungen?

2. Businessplan:

Ist mein Businessplan vollständig und fehlerfrei?

3. Finanzplan:

Kann ich mein Gründungsvorhaben finanzieren?

1. Gründerprofil: Erfülle ich alle persönlichen und rechtlichen Anforderungen?

1. Gaststättenkonzession beantragen

Die Konzession erhältst du gegen Vorlage folgender Dokumente bzw. Vorhandensein entsprechender Nachweise über

• deine persönliche Zuverlässigkeit (dokumentiert durch Auszüge aus Bundeszentralregister und Gewerbezentralregister, Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes und der Gewerbesteuerbehörde)
• deine fachliche Eignung (Ausbildungsberuf oder Teilnahme an der Gaststättenunterrichtung der IHK; Nachweis der Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz, die nicht älter als drei Monate ist)
• die Erfüllung objektbezogener Voraussetzungen für den Clubbetrieb (Lärm- und Brandschutz, die sanitären Anlagen, Anzahl der Parkplätze; Miet-, Pacht-, oder Kaufvertragsunterlagen über die Räumlichkeiten sind in diesem Zusammenhang ebenfalls vorzubringen bzw. der Nachweis darüber, dass dein Standortobjekt gemäß der geltenden landesrechtlichen Bestimmungen für das Hotel- und Gaststättengewerbe nutzbar ist.)

Der Gesetzgeber summiert seine Forderungen in § 4 Absatz 1 GastG. Die Konzession wird als Neukonzession, als Konzession nach Umbauten oder als Erlaubnis für das Führen einer Gaststätte durch eine Stellvertretung vergeben. Zuständige Behörde für die Erteilung ist, je nach Standort, die Gemeinde- bzw. Stadtverwaltung oder das Landratsamt.

2. Rechtsform wählen und Gewerbe anmelden

Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob du als Personengesellschaft (z.B. Einzelunternehmen oder OHG) oder als Kapitalgesellschaft gründen willst (z.B. GmbH oder AG). Beachte, dass Kapitalgesellschaften der Gewerbesteuer in voller Höhe unterliegen, für natürliche Personen sowie Personengesellschaften gilt ein Freibetrag bis 24.500 EUR. Beliebte Rechtsformen im Veranstaltungsgeschäft sind das Einzelunternehmen, die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die GmbH oder die Unternehmergesellschaft (UG). In Abhängigkeit von der zuvor gewählten Rechtsform musst du im Formular zur Gewerbeanmeldung spezifische Angaben zum Unternehmen machen. Mit erteilter Genehmigung und gewählter Rechtsform kann schließlich die Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt erfolgen.

3. Unternehmen organisieren

Definiere verantwortliche Arbeitsbereiche und besetze dein Team für Fronthouse und Backoffice in zunächst Kernpositionen und dann in Abhängigkeit vom Tagesgeschäft.

Du kannst als Jungunternehmer (unter 2 Jahre Geschäftstätigkeit) außerdem externe Beratung in Anspruch nehmen und diese Kosten auch z.B. mit dem BMWi Beratungszuschuss zu Förderung unternehmerischen Know-hows bezuschussen lassen. Umfangreiche Gründerseminare im gesamten Bundesgebiet zu allen Themen der Existenzgründung veranstaltet Unternehmenswelt in Kooperation mit zertifizierten Bildungsträgern. Hier erhältst du Antworten auf deine individuellen Fragen zu den Themen Businessplan, Fördermittel, Steuern, Recht, Absicherung und Marketing.

4. Weitere Meldungen und Anforderungen

1. Bei gewählter Rechtsform GmbH und UG musst du zusätzlich eine Eintragung im Handelsregister beim zuständigen Registergericht vornehmen lassen.
2. Finanzamt und IHK werden über deine Selbständigkeit bereits durch das Gewerbeamt informiert und wenden sich anschließend proaktiv an dich für Zuteilung von Steuernummer bzw. die Bedingungen für deine Mitgliedschaft als Gewerbetreibender.
3. Du musst eine GEMA-Anmeldung für deinen Betrieb vornehmen zur Erfüllung der Lizenzvereinbarungen bei abgespielter oder Live-Musik.
4. Du musst den Nachweis zur Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz der im Ausschank angestellten Mitarbeiter sicherstellen.
5. Anmeldung in der Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gaststätten (BGN) als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung vornehmen
6. Meldung bei der Agentur für Arbeit zur Zuteilung einer Betriebsnummer im Rahmen der Sozialversicherungspflicht bei der Lohnabrechnung machen
7. Folgende Aushangpflichten in gastronomischen Einrichtungen gilt es ebenfalls zu beachten:

• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Jugendschutzgesetz (JuSchG)
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JarbSchG)
• Mutterschutzgesetz (MuSchG)
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und Arbeitsgerichtsgesetz § 61 B (ArbGG)
• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
• ggf. Ladenöffnungsgesetz (Lad-ÖffG)
• Betriebsvereinbarungen sowie u. U. Wahlordnung und Tarifvertrag
• Alle zutreffenden Vorschriften der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) 
• Zutreffende Unfallverhütungsvorschriften (UVV) 

2. Businessplan: Ist mein Businessplan vollständig und fehlerfrei?

Bereits weit vor vor der Eröffnung Ihres Clubs musst du mit hohen Investitionen rechnen, um die Anforderungen an die zu erteilende Gaststättenkonzession erfüllen zu können. Insbesondere in Bezug auf die behördengerechte Ausstattung der Räumlichkeiten und hier z.B. der Sanitäreinrichtungen sowie Vorkehrungen zu Brand- und Schallschutz erwartet der Gesetzgeber entsprechende Kauf-, Miet- und/oder Pachtunterlagen, anhand derer die Erfüllung der Vorgaben nebst Begehung deutlich wird (z.B. bei Übernahmen von schon gastronomisch genutzten Einrichtungen).

Deinen lückenlosen Businessplan mit den entsprechenden Kennzahlen und erforderlichen Nachweisen immer an der Hand, dokumentierst du den Behörden deine sowohl persönliche Eignung als auch die Tragfähigkeit eines nachweislich organisierten Projekts. 

3. Finanzplan: Kann ich mein Gründungsvorhaben finanzieren?

In deine Finanzplanung gehören sämtliche Gründungskosten, laufende Kosten sowie variable Kosten, die mit dem Umsatz steigen oder fallen können. Dazu zählen im Einzelfall

Gründungskosten

• Baukosten
• Beratungskosten
• Maklerkosten
• Gebühren für die Gaststättenlizenz (je nach Gemeinde zwischen einigen hundert bis einigen tausend EUR)
• Gebühren für die Gewerbeanmeldung 

Stete laufende Kosten

• Miete, Strom, Versicherungen, Personal, GEMA-Gebühren, Honorare etc.

Variable Kosten

• Wareneinsatz

Um im Gespräch mit Förderbanken und Finanzierungspartnern von der Tragfähigkeit deiner Idee zu überzeugen und Zugriff auf eine Gründungsfinanzierung zu erhalten, ist der Finanzplan als Teil deines Businessplans das entscheidende Ausweisdokument.

Denke kosteneffizient und über den Abschluss von Leasing-Verträgen für z.B.  die Anschaffung von Licht- und Tontechnik nach. KfW und UniCredit Leasing unterstützen Unternehmer hier mit günstigen Leasing-Konditionen bei der Investition in Betriebsmittel. Einige Club-Projekte, die straight from scratch gestartet sind, konnten außerdem durch Crowdfunding-Kampagnen für einzelnes Inventar beachtliche Einnahmen erzielen. Mit einem clever gebauten Marketing um die einzelne Kampagne und attraktiven Gimmicks je gespendetem Betrag kannst du außerdem noch vor Eröffnung dein Zielpublikum an dich binden. 

Kleiner Tipp am Tresen: Bei der Bestellung von Waren solltest du die zunächst attraktiven Konditionen eines  Lieferantensponsoring mit der Bereitstellung von Inventar bei langjähriger Bindung an ein Produkt genau prüfen: Wird deine Zielgruppe tatsächlich begeistert sein von einem bei Abschluss zwingend zu verkaufenden Angebot?