Digitalisierung in der Gastronomie: Methoden, Tools & Trends

Wie setze ich Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich um?

Viele Gastronomen wollen interne Prozesse effizienter gestalten, um dadurch Kosten zu senken und ein besseres Kundenerlebnis zu gewährleisten. Neue Technologien, Plattformen und Softwaredienste für gastronomische Einrichtungen versprechen die gewünschten Verbesserungen. Damit eine digitale Transformation erfolgreich ist und nicht an zu knappem Budget, mangelnder Motivation der Belegschaft oder Abneigung unter den Kunden scheitert, gilt es im Vorfeld einige Schritte zu beachten. Stelle dir zunächst zwei Fragen:

1. Erleichtert das Produkt deine tägliche Arbeit und optimiert es die Abläufe im Restaurant/Café/Bar oder Club?
2. Wie hoch ist die zu erwartende Akzeptanz des digitalen Angebots unter deinen Gästen?

Was ist in der Planungsphase außerdem zu beachten? 

Oftmals steckt der Teufel im Detail. Gerade in der Gastronomie sind wechselnde gesetzliche Anforderungen und Kennzeichnungspflichten zu beachten. Hier muss die Möglichkeit bestehen digitale Systeme einfach und schnell rechtskonform auf den neusten Stand zu bringen. Kalkuliere eine ausreichende Test- und Schulungsphase für deine Mitarbeiter ein und identifiziere sogenannte „Key-User“, die dein Team führen. Dadurch förderst du eine breite Akzeptanz der veränderten Prozesse. 

Schließlich musst du noch entscheiden, wie du das neue System integrieren willst. Dafür gibt es prinzipiell 2 Optionen:

Sofortumsetzung

• Vorteil: kurze Ausfalldauer des bestehenden Systems
• Nachteil: möglicher Totalausfall durch technische Komplikationen des neuen Systems; umfassende Planung, Schulungen im Vorfeld sowie umfangreiche Tests vor Live-Start sind für reibungslose Abläufe daher unabdingbare Vorarbeit

Schritt-für-Schritt

• Vorteil: vermindert das Risiko eines Totalausfalls des Systems; frühzeitiges Learning-by-Doing
• Nachteil: längerere Zeiträume der Einführung mit unzureichenden Zwischenlösungen; eventuell musst du mehrere Systeme parallel bedienen

Was sind die häufigsten digitalen Anwendungen und Tools?

Gastronomische Betriebe und Veranstaltungseinrichtungen in Deutschland betreiben in einigen Feldern bereits aktiv eine Digitalisierung ihrer internen Prozesse (z.B. im Bereich Kassen- und Buchungssysteme). Der Trend der Anwendungsbandbreite verschiebt sich mittlerweile immer weiter von der klassischen Kundeninteraktion hin zu einer Digitalisierung des BackOffice und damit sämtlicher Verwaltungsaufgaben, die Gastronomen täglich zu bewältigen haben.

Die 10 häufigsten Anwendungen für digitale Tools und Systemsoftware:

1. Digitale Kassensysteme (Tablet-PC-basierte Lösungen; Funkbonierung zur Verkürzung von Laufzeiten und für mehr persönliche Interaktion am Kunden; App- und Cloud-basierte Systeme, die jederzeit updatebar sind; Zusatzfunktionen für betriebswirtschaftliche Auswertungen möglich etc.)
2. Responsive Internetseite (mit NAP-Daten, Speisekarte, Veranstaltungskalender etc.)
3. Onlinevermarktung/Social Media (Google My Business)
4. Reservierungssysteme (z.B. OpenTable; BookaTable oder das interne Buchchungssystem verknüpft über Google My Business oder Google Maps)
5. Kalkulation (für Unternehmen mit vielen wechselnden Gerichten auf der Karte; Wareneinsatz, Wareneinsatzquote, Umsatz oder Deckungsbeitrag lassen sich für jedes einzelne Getränk und jede Speise kalkulieren)
6. IT-gestützte Buchhaltung ( Bearbeitung der Eingangsrechnungen; Vorkontierung und die Prüfung auf Plausibilität finden automatisch statt; sämtliche Rechnungen werden in einem einheitlichen Format gespeichert, sind revisionssicher und steuerkonform)
7. Personalplanung (akkurate Arbeitszeiterfassung und digitale Dienstverteilung)
8. Bewerbermanagement (Offene Stellen auf deiner Website werden von Suchmaschinen platziert und von potentiellen Bewerbern gefunden)
9. Mobiles Bestellen und Bezahlen (Digitale Bestell- und Bezahlsysteme für Service-am-Platz z.B. in der Hotellerie und Erlebnsigastronomie; z.B. tableduck)
10. E-Learning

Checkliste: In 7 Schritten zur Digitalisierung in gastronomischen Betrieben

1. Definiere mögliche Einsatzfelder digitaler Technologien als Unterstützung im Tagesgeschäft, Verwaltung oder Bewerbermanagement. Lege fest, welchen konkreten Nutzen der Einsatz eines Tools im Unternehmen bringen soll. Formuliere klare Ziele und kommuniziere diese an deine Mitarbeiter.
2. Benenne einen Projektleiter und "Key-User", die die weitere Belegschaft führen und koordinieren können.
3. Lege ein Budget für die Anschaffung und Implementierung digitaler Tools und Methoden fest.
4. Entscheide nach sorgfältiger Planung, ob du eine unmittelbare oder Schritt-für-Schritt-Umstellung interner Prozesse vornehmen willst.
5. Gleiche fachliche Mängel oder fehlendes Know-how eventuell durch externe Beratung aus und nutze staatliche Fördermaßnahmen zur Digitalisierung.
6. Erstelle ein Schulungskonzept für deine Mitarbeiter und führe eine Testphase für neue Anwendungen ein.
7. Gehe als gutes Beispiel voran und gewinne so die Akzeptanz und Unterstützung deiner Mitarbeiter.