Checkliste Café eröffnen in 3 Schritten

3-Punkte Checkbox zur Eröffnung eines Cafés

1. Gründerprofil:

• Erfülle ich alle persönlichen und rechtlichen Anforderungen?

2. Businessplan:

• Ist mein Businessplan Café vollständig und fehlerfrei?

3. Finanzplan:

• Kann ich meine Café Eröffnung finanzieren?

Gründerprofil: Erfülle ich alle persönlichen und rechtlichen Anforderungen?

1. Gaststättenkonzession beantragen

Als selbständiger Cafébetreiber führst du gemäß § 1 Gaststättengesetz ein Gaststättengewerbe und unterliegst damit weiterhin  mit §2 Gaststättengesetz einer behördlichen Erlaubnispflicht. Um diese zu erhalten, musst du ebenfalls im Vorfeld weitere Genehmigungen und Unbedenklichkeitsbescheinigungen einholen und danach beim Ordnungsamt vorlegen. Erst im Anschluss an eine erteilte Konzession kannst du dann dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anmelden.

Folgende Unterlagen sollen deine fachliche und persönliche Kompetenz belegen und sind für den Antrag auf eine Gaststättenkonzession vorzulegen:

• ein polizeiliches Führungszeugnis und ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister (erteilt durch Einwohnermeldeamt oder online durch das Bundesamt für Justiz)
• Unbedenklichkeitsbescheinigung erteilt durch das Finanzamt
• Bescheinigung des Gesundheitsamts über die Erstbelehrung nach § 43 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz
• Gaststättenunterrichtung der Industrie- und Handelskammer (IHK) sofern du über keine gastronomische Ausbildung verfügst, die noch nicht zu lange zurückliegt; Erkundige dich in deinen Bundesland nach den jeweils geltenden Bedingungen.
• Miet-, Pacht- oder Kaufvertrag deiner Standort-Immobilie (Freigabe des Grundrisses durch das zuständige Bauaufsichtsamt muss beigefügt werden; Beachte die für den Ausschank alkoholischer Getränke geltende grundsätzliche Toilettenpflicht mit den dafür vorgesehenen baulichen Vorschriften (nach Geschlechtern getrennt; Vorräume mit Waschbecken) bereits bei Standortwahl und spätestens bei Renovierungsarbeiten.
• Sollte dein Café über einen Außenbereich verfügen, musst du hierfür einmalig eine erweiterte Gaststättenerlaubnis beantragen und für jede kommende Saison eine neue Sondernutzungserlaubnis.

Achte auf die Vollständigkeit deiner Unterlagen und Einhaltung baulicher Anforderungen, um keinen Anlass für Versagungsgründe (§4 GastG) zu geben.

2. Rechtsform wählen

Welche Rechtsform du für dein Gewerbe auswählst, hängt von vielen Faktoren ab. Es gibt keine für die Gründung eines Gastgewerbes vorgeschriebene Rechtsform. Du hast prinzipiell die Wahl zwischen Personen- und Kapitalgesellschaften, die sich hinsichtlich Gründungs- und Verwaltungskosten, aber auch bezüglich Haftungsfragen und steuerlichem Aufwand stark unterscheiden. Wichtige Fragen, die du zunächst beantworten musst, um die für dich passende Rechtsform auszuwählen sind u.a.:

1. Gründe ich allein oder im Team?
2. Habe ich genügend Eigenkapital, um die Mindesteinlage für eine GmbH zu leisten?
3. Will ich mit meinem Privatvermögen haften oder soll die Haftung auf das Unternehmen beschränkt sein?
4. Wie hoch dürfen buchhalterischer Aufwand und Kosten ausfallen?

Häufig agieren Gründer in gastronomischen Gewerben als Einzelunternehmer oder im Zusammenschluss als GbR. 

3. Gewerbe anmelden

Nach erfolgreich erteilter Gaststättenkonzession und gewählter Rechtsform kannst du dein Gewerbe anmelden. Die Erteilung einer SteuerID durch das Finanzamt erfolgt im Austausch der Behörden automatisch.

4. Mitarbeiter anmelden

Sobald dein Team wächst und du Mitarbeiter beschäftigst, musst du dein Unternehmen bei der Agentur für Arbeit dem Sozialversicherungsträger gegenüber kenntlich machen. Hierfür stellst du online den Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer.

Gleiches gilt für die gesetzliche Unfallversicherung. Damit deine Mitarbeiter versichert sind, musst du dein Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) anmelden.

5. GEZ/GEMA-Gebührenpflicht beachten

Wer als Gastronom durch Erstgeräte, Leinwandprojektionen oder Internetdienste Radio oder Fernsehprogramme nutzt, ist GEZ-Gebührenpflichtig. Die tatsächliche Beitragshöhe richtet sich nach der Anzahl laufender Betriebe und der Zahl der Beschäftigten. Erkundige dich nach den für dein Café geltenden Bedingungen.

Lizenzrechte sichert sich außerdem die GEMA. Wenn du also Musik abspielen willst, bedarf dies einer Genehmigung gegen Zahlung einer Lizenzgebühr. Diese fällt unterschiedlich aus je nach Art der Nutzung und Größe des gastronomischen Unternehmens. Erkundige dich im Online-Kundencenter nach den für dich möglichen Tarifoptionen.

6. Auszeichnugspflichten beachten

Als Cafébetreiber unterliegst du außerdem den Vorschriften der Preisangabenverordnung (PAngV). Dass bedeutet, dass du u.a. dein gesamtes Angebot preislich in der Form geltender Endpreise auszeichnen musst (z.B. inklusive Mehrwertsteuer). Desweiteren muss ein Preisverzeichnis als Aushang der Getränke- und Speisekarte im Eingangsbereich gut sichtbar angebracht werden.

7. Aushangpflichten beachten

In deinem Café musst du weitere verschiedene Aushangpflichten für gastronomische Betriebe beachten. Dies bedeutet die frei zugängliche Bereitstellung folgender Gesetze und Vorschriften für deine Mitarbeiter:

• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz
• Arbeitsstättenverordnung
• Arbeitszeitgesetz
• Arbeitsgerichtgesetz
• Betriebsvereinbarungen
• Jugendschutzgesetz
• Jugendarbeitsschutzgesetz (verpflichtend für Betriebe mit mindestens einem jugendlichen Angestellten)
• Mutterschutzgesetz (verpflichtend für Betriebe, die mindestens 3 Frauen beschäftigen)
• Zutreffende Vorschriften der Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe
• Zutreffende Unfallverhütungsvorschriften

Ist meine Café-Planung vollständig und fehlerfrei?

So zahlreich gastronomische Gründungen in den vergangenen Jahren erfolgt sind, so kurzlebig ist häufig deren Verweildauer am Markt. Das wissen insbesondere Banken und Finanzierungspartner, die du, sofern Investitionssumme und Eigenkapital nicht mindestens deckungsgleich sind, zweifellos von deiner Idee überzeugen musst.

Erstes Ausweisdokument hierfür ist deine Businessplanung. Vermeide Fehler in der Erstellung deiner Geschäftsplanung und achte auf die Schlüssigkeit und Vollständigkeit aller Angaben.

Finanzplan: Kann ich mein Gründungsvorhaben finanzieren?

Für sämtliche Gründungskosten, die für behördliche Genehmigungen, Maklercourtage etc. anfallen sowie für weitere Investitionskosten in eine behördengerechte Ausstattung Ihrer Gewerbefläche zuzüglich Betriebsmittel und Wareneinsatz müssen je nach Umfang ein Betrag von 60.000 EUR bis 80.000 EUR vorkalkuliert werden. Die Kosten für die erteilte Gaststättenkonzession schwanken je nach Kommune zwischen einigen hundert und einigen tausend Euro in Abhängigkeit vom indivudellen Umfang des zu betreibenden Gewerbes. Darüber hinaus müssen je nach gewählter Rechtsform im Zweifelsfall Notariatskosten und der Eintrag ins Handelsregister einkalkuliert werden. 

Gründer in der Gastronomie können die ganze Bandbreite branchendiverser Gründungsfinanzierung nutzen, die BMWi und Förderbanken bereithalten. Darüber hinaus adressieren zahlreiche private Finanzierungspartner kleine und mittlere Unternehmensgründungen mit passgenauen Finanzierungslösungen. 

Überlege außerdem, an welchen Stellen Kosteneinsparungen möglich sind. Dies kann z.B. das geförderte Leasing von Betriebsmitteln sein oder auch die Anschaffung gebrauchter Einrichtungsgegenstände.