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E-Rechnungspflicht 2025: So bereitest du dich vor!

Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich – auch für Kleinunternehmer. Wir erklären, welche Fristen du einhalten musst, welche Vorteile dir die Umstellung bringt und wie du dich am besten vorbereitest.

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E-Rechnung 2025: Vermeide Fehler, nutze Vorteile!

E-Rechnung ab 2025: Fristen, Pflichten und Vorteile

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland für alle Unternehmen zur Pflicht – auch für Kleinunternehmen. Damit du rechtzeitig vorbereitet bist, erklären wir dir hier alles Wichtige zu den Fristen, Pflichten und Vorteilen der E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung, die nach einem festgelegten strukturierten Datenformat, wie zum Beispiel XML, verarbeitet wird. Sie ist darauf ausgelegt, automatisiert von Systemen gelesen und weiterverarbeitet zu werden.

– E-Rechnung Definition

Wer ist ab 2025 zur E-Rechnung verpflichtet?

Ab 2025 sind alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, zur Ausstellung und Annahme von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtet. Diese Pflicht betrifft sowohl Haupt- als auch Nebengewerbe und umfasst auch Kleinunternehmer.

Eine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht gibt es nur für B2C-Geschäfte und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.

Übergangsfristen für die E-Rechnung

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann eine Herausforderung darstellen, deshalb gibt es Übergangsregelungen:

  • Unternehmen dürfen für Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch Papier- und PDF-Rechnungen nutzen.
  • Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben sogar bis Ende 2027 Zeit, sich vollständig umzustellen.

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen. Beliebte Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Diese Formate entsprechen den Vorgaben der EU und sind in der Lage, die benötigten steuerlichen Informationen für das Finanzamt maschinell auszulesen und zu verarbeiten.

So erstellst du korrekte Rechnungen:

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Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmen

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt nicht nur Pflichten, sondern auch viele Vorteile:

  • Kosteneinsparungen: Du sparst Druck-, Papier- und Portokosten.
  • Zeitersparnis: E-Rechnungen werden schneller erstellt und verschickt, was den Rechnungsprozess beschleunigt.
  • Fehlerreduzierung: Durch die automatisierte Buchhaltung sinkt das Risiko von Erfassungsfehlern.
  • Bessere Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen lassen sich leichter archivieren und verwalten.
  • Umweltfreundlich: Die Umstellung reduziert den Papierverbrauch und schont die Umwelt.

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Über den Autor
Kathleen Händel

Kathleen Händel

Kathleen schreibt seit 2018 im Magazin von Unternehmenswelt und Zandura über die wichtigsten Business-Themen & Trends für Gründer & Unternehmer. Zuvor war Kathleen als Redakteurin für die Social Startup-Szene, verschiedene Stiftungen und Kommunikationsagenturen tätig.

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