Rechnungen korrekt erstellen: Richtlinien & Tipps

Wie erstellen Unternehmen korrekte Rechnungen?

Du bist Kleinunternehmer, Freiberufler oder führst einen Handwerksbetrieb? Dann ist es unerlässlich, dass du korrekte Rechnungen erstellst. Nicht nur, weil es gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern auch, weil es Professionalität signalisiert und Vertrauen bei deinen Kunden schafft. 

Was eine korrekte Rechnung ausmacht und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest, erfährst du hier:

1. Allgemeine Anforderungen an Rechnungen

Unabhängig von deinem spezifischen Geschäftsfeld sind folgende Angaben auf jeder Rechnung obligatorisch:

1. Name: Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers; kleiner Tipp: Verwende immer dieselbe Firmierung, wie sie im Handelsregister oder in deiner Gewerbeanmeldung vermerkt ist.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Freiberufler und Kleinunternehmer denken manchmal, sie bräuchten diese Angabe nicht. Das ist ein Irrtum.
3. Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer: ein häufiger Fehler, den Kleinunternehmen begehen, sind Unterbrechungen in der Nummerierung. Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben.
4. Datum der Rechnungsausstellung: korrekte Datumsangabe
5. Zeitraum der erbrachten Leistung: Nicht mit dem Rechnungsdatum verwechseln!
6. Art und Umfang der erbrachten Leistung: vgl. hier weiter unten die Anforderungen an Rechnungen nach Branchen
7. Vereinbarte Gegenleistung: mit dem auf den Cent genauen Brutto-Endbetrag; häufige Fehlerquelle sind Rundungen oder falsche Summierungen. Nutze ein gutes Buchhaltungsprogramm, um Fehler zu vermeiden.
8. Umsatzsteuerbetrag: einzige Ausnahme sind Selbständige, die von der Kleinunternehmerregel Gebrauch machen; gemäß § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und vermerkst stattdessen den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.

2. Rechnungen schreiben als Freiberufler

Wenn du freiberuflich selbständig tätig bist, ist es vor allem wichtig, dass du genau beschreibst, welche Leistung du erbracht hast. Pauschale Begriffe wie „Beratung“ oder „Dienstleistung“ können zu Missverständnissen führen und im Zweifelsfall vom Finanzamt moniert werden.

 3. Anforderungen Rechnungen für Handwerksbetriebe

Als Handwerker musst du oft mit Material- und Arbeitskosten jonglieren. Deshalb ist es wichtig, diese Kosten getrennt voneinander und detailliert aufzuführen. Dies schafft nicht nur Klarheit für deine Kunden, sondern erleichtert auch deine Buchhaltung und Steuererklärung.

 4. korrekte Rechnungen in der Gastronomie

Auch Gastronomiebetriebe müssen einige Besonderheiten beachten.

• Differenzierte Umsatzsteuer: In der Gastronomie gibt es unterschiedliche Umsatzsteuersätze – den regulären und den ermäßigten Mehrwertsteuersatz. Zum Beispiel für Speisen zum Mitnehmen und Speisen vor Ort. Du solltest deshalb sicherstellen, dass die Rechnung diese Unterscheidung deutlich macht und die Umsatzsteuer korrekt ausweist.
• Getrennte Aufstellung: Speisen und Getränke sollten getrennt aufgeführt werden, insbesondere wenn sie unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen.
• Bewirtungsnachweis: Wenn es sich um Geschäftsessen handelt, sind die Kosten nur dann als Betriebsausgaben absetzbar, wenn ein ordnungsgemäßer Bewirtungsnachweis vorliegt. 

5.  Rechnungen erstellen im Einzelhandel

• Detaillierte Produktbeschreibungen: Jeder verkaufte Artikel sollte mit einer genauen Bezeichnung auf der Rechnung stehen, damit sowohl Kunde als auch Finanzamt genau nachvollziehen können, um welches Produkt es sich handelt.
• Rücksende- oder Umtauschbedingungen: Zwar ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber es ist empfehlenswert, die Bedingungen für Rücksendungen oder Umtausch klar auf der Rechnung zu vermerken. Dies bietet nicht nur Klarheit für den Kunden, sondern kann auch späteren Streitigkeiten vorbeugen.
• Serien- oder Chargennummern: In manchen Branchen, insbesondere wenn es um technische Geräte oder Lebensmittel geht, kann es wichtig sein, Serien- oder Chargennummern auf der Rechnung zu vermerken. Dies erleichtert den Rückverfolgungsprozess bei eventuellen Rückrufen oder Garantieansprüchen.

Rechnungsprüfung: Darauf musst du achten

In der steuerrechtlichen Praxis führen Unregelmäßigkeiten in deinen Aufzeichnungen nicht selten zu zusätzlichen Schätzungen durch das Finanzamt. Obwohl der Bundesfinanzhof (BFH) kontinuierlich betont, dass Hinzuschätzungen immer im Einzelfall betrachtet und begründet werden müssen, zeigt ein aktueller Fall erneut, welches Diskussionspotenzial diese Thematik birgt:

Vorsicht Betriebsprüfung!

Ein Betreiber eines Hausmeisterservices, der seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelte, hatte in seinen Rechnungen inkonsistente bzw. nicht fortlaufende Nummern. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt wurden diese Unstimmigkeiten festgestellt. Durch eine ergänzende Geldverkehrsrechnung identifizierte das Amt zudem signifikante Fehlbeträge und nicht nachvollziehbare Einlagen.

Hinzuschätzung von Betriebseinnahmen

Aufgrund dieser Befunde nahm das Finanzamt eine Aufwärtsschätzung der Betriebseinnahmen vor, wobei es sich an den festgestellten Fehlbeträgen orientierte. 

Rechtlicher Hintergrund und Urteil des BFH

Gemäß den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes müssen Rechnungen eine eindeutige, fortlaufende Nummer aufweisen. Diese Vorgabe soll eine klare Identifikation und Einordnung der Rechnung ermöglichen. In seinem Beschluss vom 31.5.2023 betonte der BFH, dass die Berechtigung einer Hinzuschätzung stets von den spezifischen Umständen des jeweiligen Falls abhängt. Dies steht im Einklang mit einem früheren Urteil aus 2017, in dem das Gericht bereits erklärte, dass Inkonsistenzen im Rechnungsnummernkreis eine Hinzuschätzung rechtfertigen können.

Die entscheidende Frage, ob allein die Existenz von Lücken in der Rechnungsnummernfolge eine Schätzung erfordert, bleibt weiterhin offen. Es scheint jedoch plausibel, dass solche Lücken als hinreichender Grund für eine Hinzuschätzung angesehen werden können.

Im besagten Fall wurde die Schätzungsbefugnis nicht ausschließlich auf die Rechnungsnummern gestützt, sondern berücksichtigte auch die Ergebnisse der Geldverkehrsrechnung und nicht nachvollziehbare hohe Einlagen.

Empfehlung für deine unternehmerische Praxis

Dieser Fall unterstreicht die essentielle Bedeutung ordnungsgemäßer steuerlicher Aufzeichnungen. Eine konsequente und fortlaufende Nummerierung deiner Rechnungen ist daher dringend zu empfehlen. Eventuelle Abweichungen oder Lücken sollten zudem präzise dokumentiert werden.

Welches Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen?

Marktführer Lexoffice bietet unseren Unternehmenswelt Mitgliedern aktuell einen kostenfreien Test (6 Monate) der Online-Buchhaltung für Selbstständige & kleine Unternehmen ohne Buchhaltungs-Kenntnisse.

Rechnungsprogramm Software Lexoffice

Erstelle u.a. Angebote, Aufträge und korrekte elektronische Rechnungen, scanne deine Belege direkt mit dem Handy, lass deine Steuern automatisch berechnen oder verwalte Kunden und Lieferanten praktisch an einem Ort. 

Du willst mehr erfahren? Hier kannst du jetzt Lexoffice kostenfrei testen.