Projektmanagement Methoden für mehr Struktur

Projektmanagement Methoden für mehr Struktur: Warum brauche ich das?

Vielleicht hältst du dich selbst für besonders gut organisiert und zweifelst am Effizienzversprechen der zweifellos zahlreichen Ideengeber und Anbieter für Projektmanagement Methoden und Tools. Spätestens sobald du ein umfangreiches Projekt mit mehreren Mitarbeitern und mithilfe externer Partner innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und Budgets realisieren willst, wirst du für diese Unterstützung dankbar sein. Wer nicht fristgerecht abliefert, riskiert womöglich empfindliche Vertragsstrafen oder sogar das Scheitern des gesamten Projekts.

Es gibt keinen Königsweg der Selbstorganisation, wohl aber in der Praxis etablierte Methoden, die du nutzen kannst, um deine Aufgaben ins Ziel zu bringen. Bedenke dabei stets, ob die gewählte Methode zu deinem Arbeitsstil passend ist und in der Zusammenarbeit mit externen Partnern kompatibel. Auch eine Kombination einzelner Methoden sind bei eingehender Beschäftigung praktikabel. Nicht zuletzt solltest du auch den Gegenstand deiner Projektarbeit bewerten. Bedürfen einzelne Zielstellungen und eine Vielzahl an Stakeholdern einander, empfiehlt sich ein agiles Vorgehen mit Methoden wie Scrum, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können Wer Aufgaben unabhängig und straight von A nach B ins Ziel führt, kann dies auch klassisch mit der Wasserfall-Methode tun.

Diese fünf in der Praxis etablierten Methoden unterstützen KMU im Erreichen ihrer Projektziele.

Milestones ahead: Mit diesen fünf Projektmanagement-Methoden erreichst du deine Ziele

1. Wasserfall-Methode

Was verbirgt sich hinter der Wasserfall-Methode?

Die Wasserfall-Methode folgt einem festgelegten Vier Phasen Modell, das du für dein gewünschtes Projekt individuell und schrittweise durchlaufen musst. Hier legst du bereits im Vorfeld fest, welche Arbeitsschritte in den einzelnen Phasen zu erfolgen haben, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Wasserfall-Methode folgt von Phase 1 der Projekt-Initiierung über die zweite Phase der Planung einschließlich Aufstellung eines Ressourcenplans bis hin zur praktischen Ausführung, Überwachung und Steuerung in Phase 3. Den Abschluss des Projekts einschließlich Testing markiert Phase 4. 

Es erfolgen keine Feedbackprozesse während des Projektverlaufs, eine solide Planung mit Weitblick unter Einkalkulierung möglicher Risiken und Anpassungsstrategien ist daher unerlässlich.  

Was sind Vor- und Nachteile der Wasserfall-Methode?

Die Wasserfall-Methode bedarf einer soliden Ausgangsplanung unter Berücksichtigung einer möglichst vollständigen Zahl von Risikofaktoren und wie man diesen begegnen will. Es gibt keine impliziten Feedbackprozesse, die eine schnelle Reaktion auf Gefahrsituationen gestatten. Du musst deine Kosten genau kalkulieren, denn du kannst von deiner im Voraus aufgestellten Ressourcenplanung nur noch minimal abweichen. Für Projekte mit vielen unvorhersehbaren Faktoren ist die Wasserfall-Methode deshalb eher nicht geeignet.

Wer sollte die Wasserfall-Methode nutzen?

Dein Projekt hat ein klar definiertes Ziel und ist ohne Zuarbeit vieler verschiedener Stakeholder realisierbar? Dann ist die Wasserfall-Methode ein gutes Organisationsmodell für dich. Wer sich indes häufig mit unterschiedlichen Fachbereichen abstimmen muss bzw. für Projekte, die einem kontinuierlichen Wandel unterliegen, sollte auf agile Techniken zurückgreifen. 

2. Agiles Management 

Was ist Agiles Management?

Das Agile Manifest mit seinen 12 festgeschriebenen Prinzipien bildet die Grundlage für agiles Management in Unternehmen. Agile Unternehmen leben Flexibilität in ihren Strukturen und nutzen ein Netzwerk digitaler Technologien, um Projektmanagement und Kommunikation schlank und schnell zu gestalten. Die Interaktion zwischen einzelnen Tools und Prozessen kann Ergebnisse außerdem beschleunigen. Ausprägungen agilen Managements sind Umsetzungsmethoden, wie beispielsweise Scrum und Kanban, die ihrerseits wiederum eigenen Regeln folgen.

Was sind Vor- und Nachteile agilen Managements?

Agiles Management eignet sich für flexible, gut organisierte Teams mit flachen Hierarchien und hoher Sozialkompetenz. Wer hingegen eine starke externe Führungskraft braucht, die Aufgaben delegiert, der ist der Selbstverantwortung, die agiles Arbeiten immer voraussetzt, möglicherweise nicht gewachsen.

Wer sollte agile Management Methoden nutzen?

Agile Managementmethoden eignen sich besonders für Großprojekte mit vielen ineinander greifenden Prozessen und Abteilungen. Hier gilt es schnell auf Veränderungen und Abweichungen reagieren zu können, um Risiken abzumildern.

3. Kanban

Was kann Kanban?

Die Kanban-Methode wurde ursprünglich in den 1950er Jahren vom Automobilkonzern Toyota in Japan angewendet. Das Kernprinzip von Kanban ist ein gut funktionierendes Team, das in ständigem Austausch steht und sich täglich in z.B. kurzen Stand-up Meetings zum Status Quo des Projekts Bericht erstattet. Alle Arbeitsschritte werden außerdem , mit Hilfe von Kanban-Boards visualisiert. Dies kann sowohl analog via Kartensystem, als auch digital erfolgen.

Was sind Vor- und Nachteile der Kanban-Methode?

Damit Kanban funktioniert, musst du deine Aufgaben konsequent priorisieren und natürlich auch abarbeiten, sonst hast du bald einen Aufgabenstau. Also auch hier gilt: Überprüfe stets dein Kanban-Board, um zügig voranzukommen. 

Wer sollte Kanban nutzen?

Kanban eignet sich für Großprojekte mit hohem Unsicherheitsgrad. Hier musst du dich oft und schnell abstimmen können. Regelmäßige Feedbacks sind daher unerlässlich.

4. Scrum

Was kann Scrum?

Scrum wendet die Wasserfall-Methode quasi flexibel an. Zu Beginn deines Projekts legst du nach der Scrum Methode einen langfristigen Plan (Product Backlog) fest. Dieser ist anders als bei klassischen Wasserfall-Methoden jedoch nicht in Stein gemeißelt, sondern kann vielmehr im gesamten Projektverlauf regelmäßig angepasst und optimiert werden. Ziel ist es in kleinen Zwischenschritten (sich wiederholende Sprints) ein jeweils gut funktionierendes Zwischenprodukt erarbeiten zu können, die in Summe das Gesamtprojekt bilden. In sogenannten Daily Scrums stimmen sich zudem alle Projektbeteiligten täglich ab. So kommen Probleme, Verzögerungen, aber auch Fortschritte schnell auf den Tisch. Der Scrum Master als Head of Planning sorgt dafür, dass alle Scrum Teammitglieder effizient arbeiten.

Was sind Vor- und Nachteile von Scrum?

Scrum ist ebenfalls für agile Teams mit hoher Selbstverantwortung geeignet. Der Wille zum täglichen Austausch muss gegeben sein, ebenso die Fähigkeit, sich einem täglichen Tracking zu unterziehen.

Für wen ist Scrum geeignet?

Scrum Methoden eignen sich gut für abstimmungsintensive Großprojekte, die mindestens fünf bis zehn Mitarbeiter umfassen. 

5. Lean

Warum brauche ich Lean?

Du willst deine Prozesse so "schlank" wie möglich halten? Dann ist die Lean Management Methode möglicherweise dein optimales Organisationsprinzip. Bei Lean Management geht es darum Ressourcen zu schonen. Man unterscheidet prinzipiell zwischen drei unterschiedlichen Arten von Ressourcenverschwendung: Muda, Muri und Mura. "Muda" sind Aktivitäten oder Prozesse, die keinen Wert schöpfen. Dazu zählen z.B. Transport, Wartezeiten, Überproduktion oder Ausschussware. Als "Muri" bezeichnet man Verluste, die durch unausgewogene Prozesse entstehen. So kann mangelhafte Abstimmung z.B. zu nachgestellten Fehlern führen. Die dritte Säule schlanker ressourcenschonender Führung wird als "Mura" bezeichnet und will eine unausgeglichene Belastung von Mitarbeitern und Maschinen vermeiden. "Mura" bedeutet, dass Prozesse weder zu schnell, noch zu langsam ablaufen sollten.

Wo liegen die Vor- und Nachteile der Lean Management Methode?

Lean Management erfordert eine ausgeprägte Teamkultur. Lean steht für Nachhaltigkeit und Arbeitsprozesse ohne Verschwendung.

Wer sollte Lean Management Methoden anwenden?

Flexible Teams mit flachen Hierarchien können Lean Management als projektübergreifende Managament Philosophie in ihrem Alltag implementieren.

No More Zettelwirtschaft: Entdecke weitere Prinzipien der Selbstorganisation

Auch im Tagesgeschäft für deine eigene Selbstorganisation kannst du z.B. mit der Getting Things Done Methode Ordnung in deine wichtigsten Aufgaben bringen. In einem festgelegten System sortierst du deine Aufgaben anhand der GTD-Listen und behältst immer den Überblick über deine Prioritäten. 

Nach dem Grundsatz "Wichtig vs. Eilig" operiert das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Anhand von  vier Quadranten in einer Matrix entscheidest du, unter welchem Gesichtspunkt deine Aufgaben einzuordnen sind. Wichtig oder weniger wichtig, eilig oder weniger eilig? Diese Entscheidung triffst du für jede deiner anstehenden Aufgaben neu und ordnest sie dann einem der insgesamt vier Quadranten zu.

Wer mit dem Eisenhower-Prinzip seine Augaben bereits systemisch geordnet hat, kann anschließend in einem 25 min-Slot zur zügigen Umsetzung übergehen. Unterstützt wirst du dabei von der Pomodoro-Technik, die in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Namensgeber für diese Methode effizienten Selbstmanagements ist eine Küchenuhr in Form einer Tomate, italienisch – pomodoro. Sie erinnert dich daran, zügig und innerhalb festgelegter Zeitfenster deine wichtigsten Meilensteine nicht aus den Augen zu verlieren.