Saisonkräfte richtig einstellen: Tipps für Arbeitgeber

Saisonarbeit ist in vielen Branchen wie der Gastronomie oder der Landwirtschaft eine gängige Praxis, um temporär erhöhten Arbeitsbedarf zu decken.

Hier sind einige zentrale Punkte zum Thema Mindestlohn, die Arbeitgeber beachten sollten:

Allgemeines zum Mindestlohn

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt aktuell 12,41 Euro pro Stunde. Dies gilt auch für Saisonarbeitskräfte, unabhängig davon, ob sie im Service oder in der Küche tätig sind. Der Lohn ist in der Regel als Geldleistung zu erbringen.

Anrechenbare Lohnbestandteile

Neben dem Basisgehalt können Sonderzahlungen und Zuschläge auf den Mindestlohn angerechnet werden, sofern sie als Gegenleistung für die geleistete Arbeit betrachtet werden können.

Nicht anrechenbar sind Leistungen, die zusätzliche Aufwendungen abdecken oder besondere Leistungen honorieren.

Kost und Logis

Sachleistungen wie Unterkunft und Verpflegung können unter bestimmten Voraussetzungen auf den Mindestlohn angerechnet werden. Wichtig ist, dass eine klare Vereinbarung im Arbeitsvertrag existiert und die Qualität der Sachleistungen angemessen ist. Die Anrechnung darf jedoch nicht dazu führen, dass das Nettogehalt des Arbeitnehmers unter die Pfändungsfreigrenze fällt.

Zu beachtende Punkte:

• Vertragliche Regelung: Jede Vereinbarung über Kost und Logis muss eindeutig im Arbeitsvertrag festgehalten werden.
• Qualitätsstandards: Die Unterkunft und Verpflegung muss qualitativ mittlerer Art und Güte entsprechen.
• Pfändungsfreigrenzen: Die Anrechnung von Sachleistungen darf die Pfändungsfreigrenzen nicht überschreiten.

Besonderheiten bei Entsendungen

Hinweis: Bei entsandten Arbeitnehmenden ist die Anrechnung von Kost und Logis nicht zulässig. Der Arbeitgeber muss in solchen Fällen die Kosten für Unterkunft und Verpflegung tragen.

Wenn du in deinem Betrieb ausländische Saisonarbeiter/-innen beschäftigst, gibt es einige steuerliche Besonderheiten, die du beachten solltest:

Steuerpflicht ausländische Saisonarbeiter

Ausländische Saisonarbeiter, die keinen Wohnsitz in Deutschland haben und sich weniger als sechs Monate hier aufhalten, unterliegen der beschränkten Steuerpflicht.

Regeln für den Lohnsteuerabzug

Der Lohn ausländischer Saisonarbeiter muss in Deutschland versteuert werden. Dabei hast du die Wahl zwischen dem regulären Lohnsteuerabzug nach den persönlichen Steuermerkmalen der Arbeitnehmenden oder einer pauschalen Besteuerung, die häufig vom Arbeitgeber übernommen wird.

ELStAM: Die elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) können auch für Saisonarbeiter abgerufen werden, sofern du als Arbeitgeber über die Identifikationsnummer (IdNr.) deiner Arbeitnehmenden verfügst.

Pauschalsteuer nutzen!

Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Pauschalierung der Lohnsteuer erfolgen, insbesondere bei land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeiten mit einem Steuersatz von fünf Prozent (§ 40a Abs. 3 EStG). Wichtige Kriterien sind eine Tätigkeit von nicht mehr als 180 Tagen im Jahr, ein Stundenlohn unter 19 Euro und die Ausführung typisch saisonaler Arbeiten.

Steuerfreie Kost und Logis

Freie Kost und Logis können unter bestimmten Umständen steuerfrei an Saisonarbeiter gewährt werden, ähnlich den Regelungen einer doppelten Haushaltsführung. Verpflegungspauschalen sind in den ersten drei Monaten steuerfrei, können aber angepasst werden, wenn Mahlzeiten gestellt werden.

Praxistipp Steuererstattung durch Antrag auf unbeschränkte Steuerpflicht

Ausländische Saisonarbeiter, die fast ihr gesamtes Einkommen in Deutschland verdienen, können unter Umständen als unbeschränkt steuerpflichtig behandelt werden. Dies eröffnet Zugang zu personenbezogenen Steuervorteilen und unter Umständen auch zu Kindergeld.

Beispiel und Vorgehen: Ein polnischer Saisonarbeiter, der für drei Monate in Deutschland tätig ist und einen Bruttolohn von 6.000 Euro erhält, ist beschränkt steuerpflichtig. Er wird nach den regulären Lohnsteuerklassen besteuert. Durch die Beantragung einer Veranlagung zur Einkommensteuer nach Jahresende kann er eventuell zu viel gezahlte Steuern zurückerhalten.

Saisonarbeit ist zwar weit verbreitet, doch die sozialversicherungsrechtlichen Regelungen können komplex sein. Dieser kompakte Leitfaden soll dir dabei helfen, die notwendigen Schritte zur Einhaltung der sozialversicherungsrechtlichen Pflichten bei der Beschäftigung von Saisonarbeitskräften zu verstehen und umzusetzen:

1. Versicherungspflicht: Saisonarbeitskräfte unterliegen den gleichen Sozialversicherungsbedingungen wie andere Beschäftigte. Das bedeutet, dass sie grundsätzlich in allen Zweigen der Sozialversicherung versicherungspflichtig sein können.
2. Kurzfristige Beschäftigung: Eine Saisonarbeit kann als kurzfristige Beschäftigung gelten, die versicherungs- und beitragsfrei ist, sofern sie auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt und nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Die Nichtberufsmäßigkeit wird unter anderem dann verneint, wenn die Tätigkeit regelmäßig ausgeübt wird.
3. Prüfung der Berufsmäßigkeit: Es ist wichtig, die Berufsmäßigkeit einer Beschäftigung zu prüfen, besonders bei vorherigen Beschäftigungen. Eine gute Praxis ist, Vorbeschäftigungen schon vor Arbeitsbeginn zu erfragen und zu dokumentieren.
4. Beschäftigung ausländischer Saisonarbeitskräfte: Wenn Saisonarbeitskräfte aus der EU kommen, ist zu klären, ob sie in ihrem Heimatland beschäftigt sind. Ist dies der Fall, gelten für sie während ihrer Tätigkeit in Deutschland die Rechtsvorschriften ihres Heimatlandes. Die A1-Bescheinigung ist hierfür entscheidend.
5. Sozialversicherungsbeiträge: Abhängig von der Situation kann es sein, dass du als Arbeitgeber im Heimatland der Saisonarbeitskraft Sozialversicherungsbeiträge zahlen musst.
6. Meldungen zur Sozialversicherung: Bei versicherungsfreier kurzfristiger Beschäftigung sind Meldungen an die Minijob-Zentrale zu richten. Besteht hingegen Versicherungspflicht, erfolgt die Anmeldung bei der Krankenkasse. Die Eigenschaft als Saisonarbeitskraft muss dabei speziell gekennzeichnet werden.
7. Flüchtlinge als Saisonarbeitskräfte: Flüchtlinge dürfen unter bestimmten Voraussetzungen als Saisonarbeitskräfte beschäftigt werden. Auch für sie gelten die gleichen Sozialversicherungsbedingungen wie für alle anderen Arbeitnehmenden.
8. Betriebsprüfungen: Die Einhaltung des Mindestlohns wird auch bei Saisonarbeitskräften geprüft. Arbeitgeber müssen daher die Arbeitszeiten genau dokumentieren, um Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen im Rahmen einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Mit dem Beginn der Biergartensaison stehen viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber vor der Herausforderung, spontan Aushilfskräfte einzustellen.

Doch Vorsicht: Für jede neu eingestellte Arbeitskraft, egal ob Aushilfe oder fest angestellt, ist eine Sofortmeldung erforderlich.

Hier die wichtigsten Punkte, die du beachten solltest:

Warum Sofortmeldung bei Saisonarbeit?

Die Sofortmeldung dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit, indem sie eine frühzeitige Dokumentation der Beschäftigungsaufnahme sicherstellt. Diese ist vor der regulären Anmeldung bei der Krankenkasse an die Deutsche Rentenversicherung zu senden.

In welchen Branchen gilt Sofortmeldepflicht?

Zu den Branchen mit Sofortmeldepflicht zählen:

• das Baugewerbe,
• das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie einige andere Branchen u.a. 
• das Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Wie läuft das Meldeverfahren ab?

Die Meldung, die die persönlichen Daten des Arbeitnehmers umfasst, ist direkt an die Datenstelle der Rentenversicherung zu übermitteln, nicht an die Minijob-Zentrale. Dies gilt auch für geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte.

Die Deutsche Rentenversicherung speichert alle Sofortmeldungen in einer zentralen Datei, auf die die Hauptzollämter bei Kontrollen zugreifen können, um eine lückenlose Dokumentation der Beschäftigungsverhältnisse zu gewährleisten.

Folgen einer unterlassenen Sofortmeldung

Wird die Sofortmeldung vergessen oder zu spät abgegeben, drohen empfindliche Bußgelder bis zu 25.000 Euro. Die Zollbehörden überprüfen dies regelmäßig. Um also unangenehme Überraschungen und hohe Strafen zu vermeiden, ist es essentiell, die Sofortmeldung bei der Einstellung neuer Arbeitskräfte nicht zu vernachlässigen. 

Was geschieht bei Arbeitsplatzwechsel?

Bei einem Wechsel des Arbeitsplatzes innerhalb des Unternehmens oder eines Konzerns sind besondere Regeln zu beachten:

• Ein Wechsel innerhalb des Unternehmens erfordert keine neue Sofortmeldung,
• Ein Wechsel zwischen eigenständigen Arbeitgebern innerhalb eines Konzerns jedoch schon!