Betriebsprüfung: Wenn das Finanzamt zweimal klingelt

Es gibt einige allgemeine Anhaltspunkte und individuelle Indizien, die darüber Auskunft geben, ob und wann dein Unternehmen möglicherweise Gegenstand einer Betriebsprüfung wird.

Regelmäßig im Laufe eines Geschäftsjahres gilt dies für Großbetriebe. Als Großbetriebe sind Unternehmen definiert, deren Umsatz oder steuerlicher Gewinn bestimmte Grenzen überschreiten. Folgende Richtwerte gelten:

• Handelsbetriebe: Umsätze über 8,6 Mio. EUR oder ein steuerlicher Gewinn von mehr als 335.000 EUR
• Herstellungsbetriebe: Umsätze über 5,2 Mio. EUR oder ein steuerlicher Gewinn von mehr als 300.000 EUR
• andere Leistungsbetriebe: Umsätze über 6,7 Mio. Euro oder ein steuerlicher Gewinn von mehr als 400.000 Euro

Betriebsprüfungen in KMU

Sollte dein Unternehmen keinen solchen Umsatz erwirtschaften, dann gilt für dich das Zufallsprinzip bzw. starke Abweichungen von als regulär eingestuften Angaben.

Es gibt weitere Indizien für eine anstehende Betriebsprüfung und zwar dann, wenn dein Steuerbescheid folgenden Passus enthält:

Dieser Steuerbescheid ergeht nach § 164 Abgabenordnung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.

Da das Finanzamt im Zuge einer Betriebsprüfung drei zusammenhängende Steuerjahre abfragt, kannst du in diesem Fall damit rechnen, beim übernächsten Steuerbescheid die Ankündigung für eine demnächst durchzuführende Prüfung zu erhalten.

In der Regel kündigt das Finanzamt Betriebsprüfungen an. Bei diesen steuerlichen Außenprüfungen werden die letzten 3 Jahre, für die eine Steuererklärung abgegeben worden ist, anhand aller Unterlagen überprüft. Du wirst in diesem Fall vor dem Prüfungsbeginn schriftlich per Prüfungsanordnung informiert. Die Prüfungsanordnung enthält Informationen zum Prüfungsbeginn, zum Prüfungsumfang (Jahre und Steuerarten), zum Prüfungsort und zur Person des Prüfers.

Als Richtwerte gelten

• für Großbetriebe: zwischen Ankündigung und Prüfungsbeginn liegen mindestens 4 Wochen
• KMU: zwischen Ankündigung und Prüfungsbeginn liegen mindestens zwei Wochen

Unangekündigt kommen die Prüfer im Fall von:

• Lohnsteuernachschau
• Umsatzsteuernachschau sowie
• Kassennachschau (seit 2018; zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben)

Großbetriebe werden jedes Jahr geprüft. Für KMU gelten Richtwerte zwischen 10-50 Jahren. Man kann also alle 10-20 Jahre mit einer Prüfung rechnen, die nicht außerplanmäßig und unangekündigt ist. Wenn geprüft wird, nimmt das Finanzamt Zeiträume von im Schnitt 3 bis 5 Jahren unter die Lupe.

Die Finanzbehörden führen Betriebsprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllen. Die Prüfungsquote liegt zwar insgesamt bei nur 1,8 %, doch je nach Unternehmensgröße, Branche und individuellen Auffälligkeiten kann sie deutlich höher sein.

Mögliche Gründe für eine Betriebsprüfung:

• Anonyme Anzeige: Wenn jemand – beispielsweise ein (ehemaliger) Mitarbeiter oder Geschäftspartner – dem Finanzamt Unregelmäßigkeiten in deinem Unternehmen meldet, kann dies eine Betriebsprüfung auslösen.
• Unplausible Gewinnermittlungen: Wenn die Angaben in deiner Steuererklärung für die Finanzbehörden nicht nachvollziehbar erscheinen – etwa durch ungewöhnliche Schwankungen bei Gewinnen oder Kosten – kann eine Prüfung erfolgen.
• Unstimmigkeiten zwischen Außendarstellung und Steuererklärung: Wenn dein Umsatz oder Gewinn nicht mit der öffentlichen Wahrnehmung deines Unternehmens übereinstimmt, kann dies Verdacht erregen. Ein Beispiel ist der Handel auf Verkaufsplattformen wie eBay: Der Bundesfinanzhof hat es den Finanzbehörden erlaubt, Sammelauskunftsersuchen an Plattformbetreiber zu stellen, um Verkäufe mit Steuererklärungen abzugleichen.
• Finanzkonten im Ausland: Seit 2017 erhält die deutsche Finanzverwaltung durch den Common Reporting Standard (CRS) jährlich Meldungen über ausländische Finanzkonten deutscher Steuerpflichtiger. Dadurch sind unversteuerte Auslandseinkünfte leichter aufspürbar.
• Internationale Geschäftstätigkeit und Joint Audits: Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aktivitäten können Gegenstand einer sogenannten Joint Audit-Prüfung durch verschiedene Finanzbehörden werden.
• Prüfung bei Geschäftspartnern: Falls das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung eines anderen Unternehmens auf Unstimmigkeiten in deiner Geschäftsbeziehung stößt – beispielsweise als B2B-Kunde oder Lieferant –, kann dies eine Überprüfung deines Unternehmens nach sich ziehen.
• Rechnungen an Privatkunden und Steuerabzugsbeträge: Wenn Kunden deine Rechnungen für Handwerksleistungen in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen (§ 35a EStG), können die Finanzbehörden stichprobenhaft überprüfen, ob deine gemeldeten Betriebseinnahmen mit den Angaben der Kunden übereinstimmen.
• Unternehmensgröße und Umsatz: Je größer das Unternehmen und je höher der Umsatz, desto wahrscheinlicher ist eine Betriebsprüfung, da potenziell höhere Steuerausfälle vermutet werden. Großunternehmen haben mit einer Prüfungsquote von rund 17,5 % ein deutlich höheres Risiko als kleine Unternehmen.
• Branchenzugehörigkeit: Bestimmte Branchen gelten als risikoreicher, insbesondere Bargeld-intensive Bereiche wie Gastronomie, Einzelhandel oder Baugewerbe. Unternehmen in diesen Sektoren werden verstärkt geprüft.
• Vorherige Prüfungsergebnisse: Wurden in der Vergangenheit Unregelmäßigkeiten festgestellt, steigt die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Prüfung.
• Spezielle Prüfungsaktionen: Das Finanzamt kann gezielte Prüfungen durchführen, beispielsweise in Branchen, in denen Steuerhinterziehung besonders häufig vorkommt.

Vorbereitung ist entscheidend!

Eine aktuelle pwc-Studie aus dem Jahr 2024 zeigt, dass Unternehmen mit effizientem Steuer- und Risikomanagement besser auf Betriebsprüfungen vorbereitet sind. Da Prüfungen häufig zu Mehrsteuernachforderungen führen, sollten Unternehmen großen Wert auf eine ordnungsgemäße Buchführung und transparente Steuererklärungen legen – insbesondere, um die „Plausibilität“ ihrer Angaben sicherzustellen.

Steuernachzahlungen entstehen häufig aufgrund von fehlerhaften oder unplausiblen Angaben in den Steuererklärungen. Besonders betroffen sind Bereiche, in denen steuerliche Vorschriften komplex sind oder Interpretationsspielraum bieten.

Ein häufiger Grund für Nachzahlungen sind Unregelmäßigkeiten bei Bewirtungskosten und Geschenken. Steuerpflichtige müssen hier strenge Dokumentations- und Nachweispflichten erfüllen. Fehlerhafte oder unzureichende Belege führen oft dazu, dass diese Ausgaben nicht anerkannt und steuerlich korrigiert werden.

Auch die falsche Bewertung von Anlage- und Umlaufvermögen wird regelmäßig beanstandet. Fehler treten insbesondere bei der Ermittlung von Anschaffungs- und Herstellungskosten sowie bei der Berechnung von Abschreibungen auf. Eine fehlerhafte Buchung oder unzutreffende Abschreibungsmethoden können zu erheblichen Steuernachzahlungen führen.

Rückstellungen sind ein weiteres Risikofeld. Vor allem bei Garantie-, Prozess- oder Pensionsrückstellungen kommt es immer wieder zu steuerlichen Korrekturen, wenn die Höhe oder die Berechtigung der Rückstellungen nicht ausreichend begründet wurde.

Ein bedeutender Nachzahlungsgrund ist zudem die verdeckte Gewinnausschüttung. Werden einem Gesellschafter oder einer nahestehenden Person Vorteile gewährt, die nicht dem Fremdvergleich standhalten, kann das Finanzamt diese als Gewinnausschüttung werten – mit entsprechenden steuerlichen Konsequenzen.

Neben diesen klassischen Fehlerquellen spielt auch die Umsatzsteuerprüfung eine zunehmend wichtige Rolle. Finanzbehörden haben die Kontrolle in diesem Bereich in den vergangenen Jahren intensiviert, was dazu führt, dass immer mehr Unternehmen aufgrund fehlerhafter oder nicht korrekt erfasster Umsatzsteuerforderungen Nachzahlungen leisten müssen.

Kleine und mittlere Unternehmen haben durchaus Möglichkeiten, einer außerplanmäßigen Betriebsprüfung vorzubeugen. Durch eine vorausschauende und sorgfältige Steuerplanung lassen sich potenzielle Auffälligkeiten vermeiden, die das Interesse der Finanzbehörden wecken könnten.

Fünf Tipps zur Vermeidung von außerplanmäßigen Betriebsprüfungen

1. Belege lückenlos dokumentieren – Alle Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig, korrekt und nachvollziehbar erfasst sein.
2. Steuererklärungen auf Plausibilität prüfen – Unstimmigkeiten oder extreme Schwankungen bei Umsätzen, Gewinnen oder Kosten vermeiden.
3. Bargeldverkehr sauber erfassen – Insbesondere in bargeldintensiven Branchen müssen Kassenaufzeichnungen gesetzeskonform und manipulationssicher sein.
4. Geschäfte mit Gesellschaftern transparent gestalten – Verdeckte Gewinnausschüttungen vermeiden, indem Verträge und Zahlungsströme dem Fremdvergleich standhalten.
5. Steuerliche Risiken regelmäßig checken – Frühzeitig durch interne Prüfungen oder einen Steuerberater potenzielle Auffälligkeiten identifizieren und korrigieren.

Du hast dich bestmöglich buchhalterisch verhalten und dennoch steht dir eine Betriebsprüfung unmittelbar ins Haus? Bleib gelassen und sei vorbereitet: Präsentiere deine Abrechnungsbelege am besten digital. Das führt im günstigsten Fall zu wohlwollender Stichprobe des Prüfers und einem Kurzbesuch. Vermeide ein Zettelchaos!

Bei unangekündigten Sonderprüfungen musst du folgende Unterlagen immer griffbereit haben:

a. Umsatzsteuernachschau

• Import-/Exportbelege
• USt-ID-Nummern der Geschäftspartner sowie deren Bestätigungen
• Eingangsrechnungen
• Voranmeldungen
• Buchungen

b. Kassennachschau

• Datenexport der Kassendaten
• Datenbeschreibungen
• Steuerschlüssel
• Programmierprotokolle
• Verfahrensdokumentationen

Im Falle angekündigter Außenprüfungen hast du mindestens 2 Wochen Zeit, um alle erforderlichen Unterlagen bereitzustellen. Der Gesetzgeber unterscheidet hier 3 Formen des Zugriffs, Z1-Z3:

1. Z1: Du musst dem Prüfer Zugang zu deinem System via PC geben. Er kann alle steuerbezogenen Daten extrahieren, die er will. (strengste Form)
2. Z2: Dein Unternehmen benennt einen Mitarbeiter, der mit dem Prüfer zusammenarbeitet und ihm alle gewünschten Unterlagen und Formate bereitstellt. (abgeschwächte Form)
3. Z3: Du behältst die Ausübungshoheit und stellst dem Prüfer die gewünschten Daten via separatem Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung. Notwendig sind hier eine Datensatzbeschreibung (z. B. in einer „Index-xml“-Datei) und der Export in ein Datenformat, welches die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, s.o.) nicht einschränkt. Reine PDF-Formate sind in der Regel nicht ausreichend.

Du oder dein gewählter Ansprechpartner stellt dem Prüfer alle geforderten Unterlagen bereit. Bei Beanstandungen bittet ihr gemeinsam mit dem Steuerberater um eine Schlussbesprechung, in der ein geplanter Einspruch angedeutet und eine schnelle Einigung erleichtert werden kann – auch im Interesse des Prüfers.

Ein kleiner Verhaltensknigge zum Vor-Ort-Termin mit dem Finanzamt:

1. Behandle deinen Prüfer höflich und sachlich-neutral.
2. Vermeide Vertraulichkeiten und beantworte keine vermeintlich unverfänglichen Fragen zu deinen Hobbys, dem letzten Urlaub oder dergleichen mehr. Schlimmstenfalls werden Antworten gegen dich verwendet werden.
3. Weise deine Mitarbeiter, die keine Ansprechpartner für den Prüfer sind, auf Stillschweigen hin.
4. Stelle dich oder den gewählten Ansprechpartner voll zur Verfügung und übermittle alle Unterlagen zeitnah.
5. Bitte den Prüfer um eine Schlussbesprechung und fordere, dass Beanstandungen mit Fundstelle und Nachzahlungsbetrag mindestens eine Woche vorher schriftlich mitgeteilt werden.

Die Schlussbesprechung ist ein entscheidender Moment in der Betriebsprüfung, bei dem Unternehmen die Möglichkeit haben, offene Punkte zu klären, Sachverhalte richtigzustellen und mögliche Kompromisse auszuhandeln. Sie dient traditionell dazu, eine gütliche Einigung zwischen dem geprüften Unternehmen und der Finanzverwaltung zu erzielen – ohne dass dies jedoch zwingend erforderlich ist.

1. Höhere Entscheidungsbefugnis nutzen

An der Schlussbesprechung muss der Vorgesetzte des Prüfers teilnehmen. Erfahrungsgemäß kommt es in dieser Konstellation zu schnelleren Einigungsergebnissen, da hier mehr Entscheidungsspielraum besteht.

2.  Argumente strategisch platzieren

Die Schlussbesprechung ist die Gelegenheit für eine Neubewertung aller Feststellungen und anschließende Neudiskussion. Dies ist die Stunde der gezielten Argumentation deines Steuerberaters!

3. Verhandlungsspielraum ausnutzen

Handle mögliche Kompromissszenarien aus: Dein Pfund ist der Widerspruch gegen alle festgestellten Forderungen. Diesen kannst du bei teilweisem Entgegenkommen des Prüfers als hinfällig in Aussicht stellen.

Eine lückenlose digitale Buchhaltung ist die Basis für korrekte Steuererklärungen. Wenn du von Anfang an darauf achtest, gibt es für das Finanzamt – abgesehen von Stichprobenprüfungen – kaum einen Grund, dich genauer unter die Lupe zu nehmen. Falls es doch zu Nachzahlungen kommt und du nicht absichtlich oder grob fahrlässig gehandelt hast, kannst du immer das Gespräch mit deinem Prüfer suchen und vor allem in der Schlussbesprechung mit den richtigen Argumenten einen fairen Kompromiss erzielen.